Arcadis entiende que ser abiertos y transparentes acerca de cómo administramos, usamos y tratamos sus datos personales es de suma importancia. Nos comprometemos a proteger sus datos personales.
¿Cómo nos aseguramos de que sus datos estén protegidos y cuáles son sus derechos?
Aviso de privacidad: si es un cliente, proveedor o socio comercial, este Aviso de privacidad explica cómo y por qué recopilamos y utilizamos sus datos personales. También describe sus derechos sobre cómo obtener, revisar o eliminar sus datos. Es posible que cambiemos este Aviso de privacidad ocasionalmente. Cualquier cambio de este tipo se publicará aquí y se destacará cualquier cambio realizado. Le sugerimos revisar esta página de vez en cuando.
Política de cookies: Explica por qué y cómo utilizamos las cookies, incluidos los tipos existentes y cómo administrar sus propias preferencias de cookies.
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Aviso de privacidad para contactos comerciales
Enlaces rápidos:
General
¿Cómo recopilamos datos personales?
Fines para los que Arcadis trata sus datos personales
Categorías de datos personales
Datos personales sensibles
¿Por cuánto tiempo conserva Arcadis sus datos personales?
Acceso y transferencia de datos personales
Seguridad
Derechos individuales y quejas
Este Aviso de privacidad se aplica al tratamiento de todos los datos personales de los contactos comerciales de Arcadis N.V. y de las empresas de su grupo (en conjunto, "Arcadis"). Por "Contacto comercial" o "usted" se entiende cada individuo cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de Arcadis en su función como responsable. Esto es si es cliente, proveedor o socio comercial de Arcadis, si recibe mensajes comerciales de Arcadis o si tiene otra relación comercial con Arcadis. También incluye a los trabajadores temporales, las personas que trabajan en Arcadis como consultores o los empleados de terceros que prestan servicios a Arcadis.
Las siguientes personas se deben remitir al Aviso de privacidad para Empleados de Arcadis: Empleados, solicitantes de empleo o antiguos empleados de Arcadis, personal eventual, que son personas contratadas por Arcadis a través de una agencia externa, quien tiene la responsabilidad de pagar los sueldos, impuestos y obligaciones de seguridad social del trabajador temporal (exceptuando a los trabajadores eventuales), y (ex) directores ejecutivos o no ejecutivos de Arcadis o (ex) miembros del consejo de supervisión o de un órgano similar a Arcadis.
La entidad local Arcadis con la que está tratando y Arcadis N.V. son los responsables de sus datos personales tal y como se describe en este Aviso de privacidad. La información de contacto de su entidad local Arcadis y Arcadis N.V. se puede encontrar en el sitio web de Arcadis.
2. ¿Cómo recopilamos datos personales?
Recopilamos sus datos personales tanto en línea como sin conexión. Normalmente, recibimos sus datos personales:
- De su interacción directa con nosotros, ya sea al hacer trabajos o cuando visita nuestros eventos o sitios web.
- De su empleador, cuando este es nuestro cliente, proveedor o socio comercial, para que podamos realizar nuestros servicios y trabajar con usted.
- De fuentes de datos públicos como listas de sanciones, registros comerciales y LinkedIn, por ejemplo, cuando necesitamos dichos datos personales para verificar su identidad antes de hacer trabajos con usted.
3. Fines para los que Arcadis trata sus datos personales
Arcadis trata sus datos personales para los fines que se indican a continuación. También le informamos sobre el fundamento jurídico sobre el cual tratamos sus datos personales (según lo requiere el Reglamento General de Protección de datos de la UE). Cuando nos basemos en intereses legítimos como fundamento jurídico, siempre buscaremos mantener un equilibrio entre nuestros intereses comerciales legítimos, como se describe a continuación, y su privacidad.
Si Arcadis trata datos personales para otros fines distintos a los indicados en este Aviso de privacidad, se le comunicará por separado cuando proceda y se solicitará su consentimiento si la legislación local aplicable así lo requiere.
3.1. Evaluación y aceptación de clientes, celebración y cumplimiento de acuerdos con clientes, proveedores y socios comerciales. Esta finalidad incluye el tratamiento de datos personales necesarios en relación con la evaluación y aceptación de clientes, proveedores y socios comerciales, incluida la confirmación y verificación de la identidad de los contactos comerciales pertinentes (esto puede implicar el uso de una agencia de referencia crediticia u otros terceros) y llevar a cabo la debida diligencia y la verificación de las listas de sanciones (por ejemplo, para los requisitos de cumplimiento) del gobierno o las autoridades disponibles públicamente. Este fin también incluye el tratamiento de datos personales necesarios para celebrar y cumplir acuerdos con clientes, proveedores y socios comerciales, incluidas las actividades de verificación requeridas (por ejemplo, para acceder a las instalaciones o sistemas de Arcadis), la prestación de servicios al cliente, y el registro y la liquidación financiera de servicios y proyectos prestados a y por Arcadis.
- Los fundamentos jurídicos para estas actividades de tratamiento son:
- el hecho de que el tratamiento es necesario para la firma de un contrato en el que usted es una de las partes;
- el cumplimiento de una obligación legal a la que Arcadis está sujeta; o
- nuestro interés legítimo.
3.2. Desarrollo y mejora de los servicios de Arcadis. Este fin aborda el tratamiento de datos personales necesarios para el desarrollo y la mejora de los servicios de Arcadis y para la investigación y el desarrollo. Esto incluye el tratamiento de datos personales de contactos comerciales para encuestas, revisiones e investigación.
- El fundamento jurídico para estas actividades de tratamiento es nuestro interés legítimo.
3.3. Gestión de relaciones y marketing. Este fin incluye el tratamiento de datos personales necesarios para actividades como el mantenimiento y la promoción del contacto con clientes, proveedores y socios comerciales a través de comunicaciones de marketing, gestión de cuentas, servicios de clientes, realización y análisis de encuestas de mercado y estrategias de marketing.
- Los fundamentos jurídicos para estas actividades de tratamiento son:
- su consentimiento;
- el hecho de que el tratamiento es necesario para la firma de un contrato en el que usted es una de las partes; o
- nuestro interés legítimo.
3.4. Ejecución de procesos empresariales, gestión interna e informes de gestión. Este fin incluye el tratamiento de datos personales necesarios para la gestión de activos de la empresa, la realización de auditorías e investigaciones, la revisión y el control del cumplimiento de políticas y procedimientos internos, finanzas y contabilidad, la implementación de controles comerciales, la provisión de instalaciones centrales de tratamiento para fines de eficiencia y la gestión de fusiones, adquisiciones y desinversiones. Este fin también aborda el tratamiento de datos personales para informes y análisis de gestión, archivado y seguros, asesoramiento jurídico o para empresas y la prevención, preparación o participación en la resolución de conflictos.
- Los fundamentos jurídicos para estas actividades de tratamiento son:
- el hecho de que el tratamiento es necesario para la firma de un contrato en el que usted es una de las partes;
- el cumplimiento de una obligación legal a la que Arcadis está sujeta; o
- nuestro interés legítimo.
3.5. Fines de salud, seguridad e integridad. Este fin incluye el tratamiento de datos personales necesarios para la protección de los derechos, intereses y activos de Arcadis y sus empleados, clientes, proveedores y socios comerciales, así como actividades relacionadas con la salud y la seguridad. También incluye la autenticación del estado del cliente, proveedor o socio comercial y los derechos de acceso.
- Los fundamentos jurídicos para estas actividades de tratamiento son:
- el hecho de que el tratamiento es necesario para la firma de un contrato en el que usted es una de las partes;
- el cumplimiento de una obligación legal a la que Arcadis está sujeta; o
- nuestro interés legítimo.
3.6. Cumplimiento de la ley. Este fin incluye el tratamiento de datos personales necesarios para el desempeño de una tarea realizada a fin de cumplir con una obligación legal a la que Arcadis está sujeta, incluida la divulgación de datos personales a instituciones gubernamentales o autoridades supervisoras.
- El fundamento jurídico para estas actividades de tratamiento es el cumplimiento de una obligación legal a la que Arcadis está sujeta.
3.7. Protección de los intereses vitales de los contactos comerciales. Este fin incluye el tratamiento de datos personales necesarios para proteger los intereses vitales de usted como contacto comercial.
- El fundamento jurídico para estas actividades de tratamiento es la protección de los intereses vitales de una persona.
4. Categorías de datos personales
La siguiente descripción contiene las categorías de datos personales tratados por Arcadis para los fines descritos en este Aviso de privacidad. Si Arcadis trata otras categorías de datos personales distintas a las enumeradas en este Aviso de privacidad, se le informará por separado de las mismas cuando proceda y se solicitará su consentimiento si la legislación local aplicable así lo requiere.
4.1. Su información personal: incluida la dirección de correo electrónico del trabajo, el número de teléfono del trabajo y la dirección del trabajo; la dirección de correo electrónico privada, el número de teléfono privado, la dirección del domicilio; la función o puesto de trabajo; el historial de empleos; y la imagen o vídeo.
4.2. Datos de su empresa y de comunicación: la correspondencia entre usted y Arcadis; la información para comprobar su identidad; su relación con Arcadis; su comportamiento ante Arcadis, sus empleados o clientes, proveedores y socios comerciales; la credibilidad de su negocio; la información disponible en línea (la información sobre el tratamiento de datos personales que se recopila a través de cookies o tecnologías similares se puede encontrar en las declaraciones de cookies de los sitios web de Arcadis).
En el transcurso de su relación comercial con Arcadis, es posible que Arcadis necesite recopilar ciertos datos considerados "sensibles", ya que revelan características íntimas, como religión, etnia, actos delictivos o salud. Dichos datos sensibles solo se utilizarán dentro de los límites estrictos establecidos por la legislación local aplicable.
Dichas actividades de tratamiento de datos sensibles llevadas a cabo por Arcadis pueden, de acuerdo con los requisitos locales aplicables, incluir lo siguiente:
5.1. Arcadis puede tratar su imagen en la medida necesaria para fines de identificación o referencia futura, por motivos de acceso y seguridad del sitio, y para la identificación y autenticación de clientes, proveedores o socios comerciales.
5.2 Arcadis puede tratar los datos relacionados con conductas delictivas, los antecedentes o procedimientos penales relacionados con conductas delictivas o ilícitas en la medida necesaria para la evaluación y aceptación de clientes, proveedores o socios comerciales, para la protección de los derechos, intereses y activos de Arcadis, sus empleados y clientes, proveedores y socios comerciales, y para cumplir con las obligaciones legales aplicables.
5.3 Arcadis puede tratar los datos sobre salud física o mental en la medida necesaria para la evaluación y aceptación de un cliente, proveedor o socio comercial, la celebración de un acuerdo con un cliente, proveedor y socio comercial, el cumplimiento del deber de Arcadis de asistencia a clientes, proveedores y socios comerciales, y la protección de sus intereses vitales.
5.4. Arcadis puede tratar los datos personales sobre la religión o las creencias en la medida necesaria para incorporar servicios específicos para un cliente, incluidas necesidades dietéticas o festividades religiosas.
Cuando proceda, se solicitará su consentimiento explícito antes de llevar a cabo el tratamiento de datos personales sensibles. Otros fundamentos jurídicos según los cuales Arcadis puede tratar los datos personales sensibles que se describen anteriormente son:
- el interés legítimo de Arcadis de proteger sus derechos, intereses y activos, y los derechos, intereses y activos de sus empleados, clientes, proveedores y socios comerciales;
- el interés legítimo de Arcadis de determinar su identidad y estado;
- el cumplimiento de una obligación legal a la que Arcadis está sujeta;
6. ¿Por cuánto tiempo conserva Arcadis sus datos personales?
En general, Arcadis conservará sus datos personales mientras dure su relación comercial con Arcadis (por ejemplo, durante el tiempo que Arcadis preste servicios a su empleador y usted sea nuestro contacto comercial) y durante el tiempo que sea necesario conservar sus datos personales una vez finalizados los servicios. Este período dependerá de los fines de uso de sus datos personales. Algunos ejemplos son:
- Cuando los datos de contacto de su empresa se incluyan en nuestras facturas, mantendremos sus datos personales junto con nuestras facturas (normalmente, 7 años según la legislación fiscal).
- Cuando los datos de contacto de su empresa se incluyan en nuestros planes de proyecto, retendremos sus datos personales de acuerdo con nuestros plazos de retención del plan del proyecto (generalmente, 10 años, según el proyecto).
- Cuando necesitemos sus datos personales con fines de identificación y verificación, conservaremos sus datos personales durante el tiempo que se nos exija conservar pruebas de verificación conforme a la legislación local.
- Si usted es uno de nuestros clientes potenciales, mantendremos sus datos de contacto durante el período en que Arcadis le envíe mensajes comerciales de su interés (como el boletín de noticias) y en los 24 meses posteriores.
Arcadis se desviará de estos períodos de retención si tiene un interés urgente por conservar sus datos personales por más tiempo (por ejemplo, en caso de litigios en curso o previstos).
7. Acceso y transferencia de datos personales
7.1. El acceso a sus datos personales solo está autorizado en la medida en que dicho acceso sea necesario para cumplir con el fin previsto y para que el personal correspondiente realice su trabajo. El personal autorizado para acceder a sus datos personales puede incluir su nexo de contacto con Arcadis y el personal de Arcadis como en finanzas, informes, auditoría interna, TI, marketing y legal entre otros.
7.2. De vez en cuando, es posible que Arcadis necesite poner datos personales a disposición de terceros no afiliados, como proveedores de servicios (empresas que proporcionan productos y servicios a Arcadis, como proveedores de sistemas de pago de TI), asesores profesionales (como contables, auditores, o abogados), autoridades públicas y gubernamentales (entidades que regulan o tienen jurisdicción sobre Arcadis, como autoridades reguladoras, autoridades policiales, organismos públicos y judiciales) o en el contexto de transacciones empresariales (en relación con cualquier reorganización, fusión o venta propuesta o real). Arcadis realizará acuerdos con proveedores de servicios externos y asesores profesionales para proteger sus intereses en materia de protección de datos.
7.3. Debido a la naturaleza internacional de sus operaciones, es posible que Arcadis deba revelar datos personales a su propio personal y departamentos en otros países. Algunos de los terceros no afiliados también pueden encontrarse fuera de su jurisdicción local. Cuando dicha transferencia internacional de datos se realiza a un país que tiene un régimen de protección de datos diferente, Arcadis se asegurará de que la transferencia internacional de datos no afecte negativamente al nivel de protección de sus datos personales. Cuando proceda, Arcadis le comunicará cualquier detalle adicional sobre la transferencia internacional de datos.
7.4. En caso de que el destinatario de los datos personales se encuentre fuera del Espacio Económico Europeo, en un país que se considere que no tiene un nivel de protección de datos adecuado para la UE, Arcadis se asegurará de que la transferencia tenga las garantías de seguridad adecuadas, incluidas las cláusulas tipo o normas corporativas vinculantes de la UE. La información sobre tales medidas de seguridad se puede obtener a través de los responsables de privacidad de Arcadis en privacy@arcadis.com.
8.1. Arcadis adoptará las medidas técnicas, físicas y organizativas pertinentes para proteger los datos personales contra el uso indebido, la destrucción ilegal o no autorizada, la pérdida, la alteración, la adquisición o el acceso de la divulgación, que sean coherentes con las leyes y regulaciones de privacidad y seguridad de los datos aplicables. Esto incluirá exigir a los proveedores de servicios que tomen las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de los datos personales.
9. Derechos individuales y reclamaciones
9.1. Siempre que sus datos personales sean incorrectos o estén incompletos, tiene derecho a que Arcadis rectifique o complete sus datos personales.
9.2. Ciertas leyes locales le otorgan el derecho de acceso y eliminación de datos personales, de oposición al tratamiento de datos personales, de restricción del tratamiento de datos personales, de retirada del consentimiento y el derecho a la portabilidad de los datos. Póngase en contacto con su responsable de Privacidad local para averiguar si dispone de estos derechos de acuerdo con las leyes o normativas locales.
¿Cuáles son estos derechos?
9.3. El derecho de acceso significa que tiene derecho a solicitar un resumen de sus datos personales tratados por o en nombre de Arcadis. Los derechos de eliminación y restricción implican que, si sus datos personales no se tratan conforme a la ley aplicable, tiene derecho a que estos se eliminen o restrinjan (según corresponda). El derecho de oposición significa que puede oponerse al tratamiento de sus datos personales (según corresponda).
9.4. El derecho a la portabilidad de los datos significa que se le transferirá una copia de los datos personales que usted proporcionó a Arcadis, si así lo solicita, en un formato común legible por máquina o se le transmitirá a un tercero sin impedimento alguno.
9.5. El derecho de retirada significa que, si el tratamiento de sus datos personales se basó en el consentimiento, tiene derecho a retirar dicho consentimiento. Dicha retirada no afectará la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento previo a la retirada. Puede gestionar la configuración de su suscripción a través de nuestro sitio web de suscripción.
9.6. Puede ejercer sus derechos o presentar una reclamación a través del responsable de Privacidad en privacy@arcadis.com. Arcadis llevará a cabo su solicitud de conformidad con la legislación local, según corresponda.
9.7. Para las reclamaciones relacionadas con la protección de datos o la privacidad, además, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad supervisora correspondiente.
Vigente desde el 23 de mayo de 2018