Arcadis è ben consapevole che assicurare la massima trasparenza in materia di gestione, utilizzo e trattamento dei dati personali è di fondamentale importanza e per questo si impegna a proteggere i tuoi dati personali.
In che modo garantiamo la protezione dei tuoi dati e quali sono i tuoi diritti?
Informativa sulla Privacy: indipendentemente dal fatto che tu sia un cliente, un fornitore o un partner commerciale, la presente Informativa sulla Privacy spiega in che modo e perché raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali, illustrandoti altresì i tuoi diritti rispetto all'ottenimento, alla modifica o alla revoca del consenso al trattamento dei tuoi dati. La presente Informativa sulla Privacy può essere nel tempo modificata. Eventuali modifiche verranno pubblicate qui, mettendo in evidenza quelle sostanziali. Ti invitiamo pertanto a rivedere periodicamente questa pagina.
Politicy sui Cookie: spiega in che modo e perché utilizziamo i cookie, illustrando i tipi di cookie e come gestire le tue preferenze sui cookie.
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Informativa sulla Privacy relativa ai contatti aziendali
Collegamenti rapidi:
Informazioni generali
Modalità di raccolta dei dati personali
Finalità del trattamento dei dati personali da parte di Arcadis
Categorie di dati personali
Dati personali sensibili
Periodo di conservazione dei dati personali da parte di Arcadis
Accesso e trasferimento dei dati personali
Sicurezza
Diritti individuali e reclami
La presente Informativa sulla Privacy si applica al trattamento di tutti i dati personali dei Contatti aziendali di Arcadis N.V. e delle società del suo Gruppo (denominate nel loro complesso "Arcadis"). Per "Contatto aziendale" o "tu" si intende ogni persona i cui dati personali vengono trattati da Arcadis in qualità di titolare del trattamento. Ciò include dati personali relativi a clienti, fornitori o partner commerciali di Arcadis, i destinatari di messaggi commerciali di Arcadis o coloro che hanno un rapporto d'affari di altro tipo con Arcadis, nonché i lavoratori occasionali, coloro che operano presso Arcadis in qualità di consulenti o i dipendenti di terzi che forniscono servizi ad Arcadis.
Per quanto attiene ai seguenti soggetti, si rimanda all'Informativa sulla Privacy relativa ai dipendenti di Arcadis: dipendenti di Arcadis, candidati a un ruolo lavorativo o ex dipendenti di Arcadis, lavoratori temporanei assunti da Arcadis tramite un'agenzia terza responsabile dell'erogazione dello stipendio e degli oneri fiscali e previdenziali del lavoratore temporaneo (esclusi i lavoratori occasionali), gli ex o attuali direttori esecutivi o non esecutivi di Arcadis e gli ex o attuali membri del consiglio di amministrazione o di un organo di controllo di Arcadis.
Come descritto nella presente Informativa sulla Privacy, i titolari del trattamento dei tuoi dati personali sono l'entità Arcadis locale con cui ti relazioni e Arcadis N.V. I dati di contatto della tua entità Arcadis locale e di Arcadis N.V. sono disponibili sul sito Web Arcadis.
2. Modalità di raccolta dei dati personali
I tuoi dati personali vengono raccolti sia online che offline. Nella maggior parte dei casi riceviamo i tuoi dati personali:
- Tramite la tua interazione diretta con noi per motivi professionali o partecipi ai nostri eventi o visiti il nostro sito Web.
- Dal tuo datore di lavoro, laddove quest'ultimo sia un nostro cliente, fornitore o partner commerciale, per poter rendere i nostri servizi e lavorare con te.
- Da fonti pubbliche, quali elenchi di persone assoggettate da sanzioni, registri commerciali e LinkedIn, ad esempio laddove necessitiamo di tali dati personali per verificare la tua identità prima di intraprendere un rapporto commerciale con te.
3. Finalità del trattamento dei dati personali da parte di Arcadis
Arcadis tratta i tuoi dati personali per le finalità riportate di seguito. Come richiesto dal Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR), viene altresì specificata la base giuridica in base alla quale trattiamo i tuoi dati personali. Laddove tale base giuridica sia costituita da un nostro legittimo interesse, cercheremo sempre di mantenere un equilibrio tra i nostri legittimi interessi aziendali come descritti di seguito e la tua Privacy.
Qualora Arcadis tratti i dati personali per finalità diverse da quelle elencate nella presente Informativa sulla Privacy, laddove richiesto, provvederemo a informarti in merito separatamente, richiedendo altresì il tuo consenso qualora ciò sia previsto dalle normative applicabili.
3.1. Valutazione e accettazione dei clienti, conclusione ed esecuzione di contratti con clienti, fornitori e partner commerciali. Tale finalità include il trattamento dei dati personali necessari per la valutazione e accettazione di clienti, fornitori e partner commerciali, ivi compresa la conferma e la verifica dell'identità dei Contatti aziendali in questione (il che può comportare l'utilizzo di un'agenzia specializzata nell'analisi del credito o di altri soggetti terzi) e lo svolgimento di una due diligence e di un controllo rispetto agli elenchi pubblici disponibili di persone assoggettate a sanzioni stilati da autorità pubbliche e/o forze dell'ordine (ad esempio in relazione ai requisiti di compliance). Tale finalità include anche il trattamento dei dati personali necessari per concludere ed eseguire contratti con clienti, fornitori e partner commerciali, ivi comprese le necessarie attività di controllo (ad esempio per l'accesso ai locali o ai sistemi di Arcadis) e la fornitura di servizi ai clienti, nonché per registrare e definire finanziariamente i progetti e i servizi forniti a e da Arcadis.
- Le basi giuridiche del trattamento sono:
- la necessarietà del trattamento per l'esecuzione di un contratto in cui figuri come parte contraente;
- il rispetto di un obbligo di legge a cui Arcadis è soggetta; o
- un nostro interesse legittimo.
3.2. Sviluppo e miglioramento dei servizi di Arcadis. Tale finalità concerne il trattamento dei dati personali necessari per lo sviluppo e il miglioramento dei servizi di Arcadis e per le attività di ricerca e sviluppo. Ciò include il trattamento dei dati personali di Contatti aziendali per fini di indagini, analisi e ricerche.
- La base giuridica del trattamento è il nostro interesse legittimo.
3.3. Gestione dei rapporti aziendali e marketing. Tale finalità include il trattamento dei dati personali necessari per attività quali il mantenimento e la promozione dei contatti con clienti, fornitori e partner commerciali tramite comunicazioni di marketing, la gestione degli account, la fornitura di servizi a favore dei clienti, l'effettuazione ed analisi di indagini di mercato e le strategie di marketing.
- Le basi giuridiche del trattamento sono:
- il tuo consenso;
- la necessarietà del trattamento per l'esecuzione di un contratto in cui figuri come parte contraente; o
- un nostro interesse legittimo.
3.4. Esecuzione di processi aziendali, gestione interna e reporting sulla gestione. Tale finalità include il trattamento dei dati personali necessari per la gestione dei beni aziendali, lo svolgimento di audit e indagini, il controllo e il monitoraggio del rispetto delle policy e procedure interne, l'esecuzione di attività finanziarie e contabili, l'effettuazione di verifiche aziendali, la fornitura di servizi a livello centrale, per finalità legate ad una migliore efficienza e la gestione di fusioni, acquisizioni e disinvestimenti. Tale finalità include anche il trattamento dei dati personali a fini di reporting e analisi di gestione, attività di archiviazione e assicurazione, consulenza legale o aziendale e attività di prevenzione, preparazione o partecipazione alla risoluzione di controversie.
- Le basi giuridiche del trattamento sono:
- la necessarietà del trattamento per l'esecuzione di un contratto in cui figuri come parte contraente;
- il rispetto di un obbligo di legge a cui Arcadis è soggetta; o
- un nostro interesse legittimo.
3.5. Finalità correlate a salute, sicurezza e integrità. Tali finalità includono il trattamento dei dati personali necessari per la tutela dei diritti, degli interessi e dei beni di Arcadis e dei suoi dipendenti, clienti, fornitori e partner commerciali, nonché per attività quali quelle riguardanti la salute e la sicurezza. Tali finalità includono anche l'autenticazione dello status di cliente, fornitore o partner commerciale e dei diritti di accesso.
- Le basi giuridiche del trattamento sono:
- la necessarietà del trattamento per l'esecuzione di un contratto in cui figuri come parte contraente;
- il rispetto di un obbligo di legge a cui Arcadis è soggetta; o
- un nostro interesse legittimo.
3.6. Rispetto della legge. Tale finalità include il trattamento dei dati personali necessari per l'esecuzione di un compito necessario per adempiere a un obbligo legale a cui Arcadis è soggetta, ivi compresa la divulgazione di dati personali a istituzioni governative o autorità di controllo.
- La base giuridica del trattamento è il rispetto di un obbligo legale a cui Arcadis è soggetta.
3.7. Tutela degli interessi vitali dei Contatti aziendali. Tale finalità include il trattamento dei dati personali necessari per proteggere i tuoi interessi vitali quale nostro Contatto aziendale.
- La base giuridica del trattamento è la tutela degli interessi vitali di un individuo.
4. Categorie di dati personali
Nella panoramica riportata di seguito vengono specificate le categorie di dati personali trattati da Arcadis per le finalità descritte nella presente Informativa sulla Privacy. Qualora Arcadis tratti categorie di dati personali diverse da quelle elencate nella presente Informativa sulla Privacy, laddove richiesto, provvederemo a informarti in merito separatamente, richiedendo altresì il tuo consenso qualora ciò sia previsto dalle normative applicabili.
4.1. I tuoi dati personali includono: indirizzo e-mail lavorativo, numero di telefono lavorativo e indirizzo di lavoro, indirizzo e-mail privato, numero di telefono privato, indirizzo di casa, funzione o ruolo lavorativo, esperienze lavorative, foto o video.
4.2. Dati relativi alle tue comunicazioni e alla tua azienda: la corrispondenza tra te e Arcadis; le informazioni per verificare la tua identità; il tuo rapporto con Arcadis; il tuo comportamento nei confronti di Arcadis e dei suoi dipendenti, clienti, fornitori e partner commerciali; la credibilità della tua azienda; le informazioni disponibili online (informazioni sul trattamento dei dati personali raccolti tramite i cookie o tecnologie simili vengono fornite nelle informative sui cookie riportate sui siti Web di Arcadis).
Nel corso del tuo rapporto professionale con Arcadis, Arcadis potrebbe necessitare di raccogliere alcuni dati considerati "sensibili" in quanto rivelano aspetti intimi, quali religione, etnia, condizioni di salute, nonché dati relativi a condanne penali e reati. Tali dati verranno utilizzati esclusivamente entro i limiti rigorosi stabiliti dalle normative applicabili.
In conformità alle disposizioni applicabili, le attività di trattamento di detti dati effettuate da Arcadis possono includere quanto segue:
5.1. Tua immagine: Arcadis può trattare tale immagine nella misura necessaria per finalità di identificazione o riferimento futuro o per motivi legati all'accesso e alla sicurezza del sito o per l'identificazione e autenticazione di clienti, fornitori o partner commerciali.
5.2 Dati giudiziari: relativi a condanne penali e reati o misure di sicurezza, o casellari giudiziari: Arcadis può trattare tali dati nella misura necessaria per la valutazione e accettazione di clienti, fornitori o partner commerciali, per la tutela dei diritti, degli interessi e dei beni di Arcadis e dei suoi dipendenti, clienti, fornitori e partner commerciali e per il rispetto degli obblighi legali applicabili.
5.3 Dati relativi alla salute fisica o mentale: Arcadis può trattare tali dati nella misura necessaria per la valutazione e accettazione di un cliente, fornitore o partner commerciale, per l'esecuzione di un contratto con un cliente, fornitore o partner commerciale, per il rispetto del dovere di cura di Arcadis nei confronti di clienti, fornitori e partner commerciali e per la tutela dei tuoi interessi vitali.
5.4. Dati personali relativi a credo o religione: Arcadis può trattare tali dati nella misura necessaria per rispondere alle esigenze specifiche di un cliente, ivi comprese esigenze alimentari o festività religiose.
Ove necessario, prima del trattamento di dati personali sensibili verrà richiesto il tuo esplicito consenso. Altre basi giuridiche del trattamento affinché Arcadis possa trattare i dati personali sopra descritti sono:
- il legittimo interesse di Arcadis a tutelare i propri diritti, interessi e asset, nonché i diritti, gli interessi ed asset dei propri dipendenti, clienti, fornitori e partner commerciali;
- il legittimo interesse di Arcadis ad accertare la tua identità e il tuo status;
- il rispetto di un obbligo legale a cui Arcadis è soggetta;
6. Periodo di conservazione dei dati personali da parte di Arcadis
In generale, Arcadis conserverà i tuoi dati personali per la durata del tuo rapporto professionale con Arcadis (ad esempio, per il periodo di fornitura dei servizi di Arcadis al tuo datore di lavoro laddove tu sia il nostro Contatto aziendale), nonché per il periodo di tempo successivo alla cessazione dei servizi, necessario alla conservazione dei i tuoi dati personali. Tale periodo di conservazione potrà variare a seconda delle nostre finalità di utilizzo dei tuoi dati personali. Di seguito sono riportati alcuni esempi:
- Qualora i tuoi dati di Contatto aziendale siano inclusi nelle nostre fatture, conserveremo i tuoi dati personali unitamente alle nostre fatture (generalmente per 10 anni in conformità alle normative fiscali applicabili in Italia).
- Qualora i tuoi dati di Contatto aziendale siano inclusi nei nostri piani progettuali, conserveremo i tuoi dati personali in conformità ai periodi di conservazione dei nostri piani progettuali (generalmente per 10 anni a seconda del progetto).
- Qualora necessitiamo dei tuoi dati personali a fini di identificazione e controllo, conserveremo i tuoi dati personali per il periodo di tempo in cui, in base alle normative locali, siamo tenuti a conservare la prova delle attività di controllo effettuate.
- Qualora tu sia un nostro potenziale cliente, conserveremo i tuoi dati di contatto per il periodo di tempo in cui Arcadis ti invia i messaggi commerciali a cui sei interessato (come le newsletter) e generalmente per i 24 mesi successivi.
Arcadis si discosterà da tali periodi di conservazione qualora abbia un interesse cogente a conservare più a lungo i tuoi dati personali (ad esempio in caso di contenzioso attuale o potenziale).
7. Accesso e trasferimento dei dati personali
7.1. L'accesso ai tuoi dati personali è consentito solo nella misura in cui tale accesso sia necessario per perseguire la finalità previste e consentire al relativo personale di svolgere il proprio lavoro. Il personale autorizzato ad accedere ai tuoi dati personali può includere il tuo referente Arcadis e il personale di Arcadis quale quello dei reparti Finance, Reporting, Internal Audit, IT, Marketing e Legal.
7.2. Arcadis può occasionalmente necessitare di rendere disponibili i dati personali a terzi non affiliati, quali fornitori di servizi (aziende che forniscono ad Arcadis prodotti e servizi, quali fornitori di sistemi di pagamento o buste paga e informatici), consulenti professionali (quali contabili, revisori dei conti o avvocati), autorità pubbliche e governative (entità che disciplinano o hanno giurisdizione su Arcadis, quali autorità di regolamentazione, forze dell'ordine, enti pubblici e organi giudiziari), o nell'ambito di operazioni societarie (in relazione a eventuali riorganizzazioni, fusioni o vendite proposte o effettive). Arcadis stipulerà debiti accordi con tali consulenti professionali e fornitori di servizi terzi al fine di tutelare i tuoi interessi in materia di protezione dei dati.
7.3. Data la natura globale delle attività di Arcadis, Arcadis può avere la necessità di divulgare i dati personali al proprio personale e ai propri dipartimenti di altri paesi. Inoltre, anche alcuni dei soggetti terzi non affiliati potrebbero essere ubicati al di fuori della tua giurisdizione di appartenenza. Qualora tale trasferimento internazionale di dati avvenga verso un paese avente un regime diverso in materia di protezione dei dati, Arcadis garantirà che detto trasferimento internazionale di dati non inciderà negativamente sul livello di protezione dei tuoi dati personali. Laddove necessario, Arcadis ti fornirà eventuali dettagli ulteriori sul trasferimento internazionale di dati.
7.4. Qualora il destinatario dei dati personali sia ubicato al di fuori dello Spazio economico europeo in un paese che si ritiene non abbia un livello di protezione dei dati adeguato rispetto all'UE, Arcadis garantirà che tale trasferimento di dati si basi su garanzie appropriate, ivi comprese norme vincolanti d'impresa o clausole tipo dell'UE (EU Model Clauses or Binding Corporate Rules). È possibile ottenere informazioni su dette garanzie tramite i Privacy Officer interni di Arcadis all'indirizzo privacy@arcadis.com.
8.1. Arcadis adotterà adeguate misure tecniche, fisiche e organizzative conformi alle leggi e alle normative applicabili in materia di Privacy e sicurezza dei dati per proteggere i dati personali da qualunque abuso o distruzione, perdita, modifica, divulgazione, acquisizione o accesso di natura accidentale, illegale o non autorizzato. Ciò includerà la richiesta ai propri fornitori di servizi di attuare misure adeguate per salvaguardare la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
9. Diritti individuali e reclami
9.1. Qualora i tuoi dati personali siano errati o incompleti, hai sempre il diritto di ottenere da Arcadis la loro rettifica o integrazione.
9.2. Alcune leggi locali ti conferiscono il diritto di accedere e cancellare i tuoi dati personali, di opporti al loro trattamento, di limitarne il trattamento e di revocare il consenso al loro trattamento, nonché il diritto alla portabilità dei dati. Per sapere se, in base alle leggi o alle normative locali, disponi di tali diritti, rivolgiti al tuo Privacy Officer interno.
Quali sono questi diritti?
9.3. Il diritto di accesso significa che hai il diritto di richiedere una panoramica dei tuoi dati personali trattati da o per conto di Arcadis. I diritti di cancellazione e limitazione implicano che, se i tuoi dati personali non vengono trattati in conformità alla legge applicabile, hai il diritto di ottenerne la cancellazione o la limitazione del trattamento (così come appropriato). Il diritto di opposizione significa che puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali (a seconda dei casi).
9.4. Il diritto alla portabilità dei dati significa che, su tua richiesta, una copia dei dati personali da te forniti ad Arcadis ti verrà trasmessa in un formato di uso comune leggibile da un dispositivo automatico oppure verrà trasmessa a terzi senza impedimenti.
9.5. Il diritto di revoca significa che, se il trattamento dei tuoi dati personali si basa sul consenso, hai il diritto di revocare tale consenso. Tale revoca non pregiudicherà la liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca. Puoi gestire le tue impostazioni di sottoscrizione tramite il nostro sito Web.
9.6. Per esercitare i tuoi diritti o inoltrare un reclamo, contatta il Privacy Officer all'indirizzo privacy@arcadis.com. Arcadis evaderà la tua richiesta in conformità alle normative locali applicabili al caso di specie.
9.7. Per i reclami relativi alla protezione dei dati o alla Privacy, hai altresì il diritto di inoltrare un reclamo all'autorità di controllo competente.
In vigore dal 23 maggio 2018