Arcadis comprend qu'il est de la plus haute importance d'être ouvert et transparent sur la façon dont nous gérons, utilisons et traitons vos données personnelles. Nous nous engageons à protéger vos données personnelles.
Comment assurons-nous la protection de vos données et quels sont vos droits ?
Politique de confidentialité – que vous soyez client, fournisseur ou partenaire commercial, cette notice de confidentialité explique comment et pourquoi nous collectons et utilisons vos données personnelles. Elle décrit également vos droits sur la manière d'obtenir, de réviser ou de retirer vos données. Nous pouvons être amené à modifier cette notice de confidentialité de temps à autre. Ces modifications seront publiées ici, et toute modification importante sera mise en évidence. Nous vous encourageons à consulter cette page de temps à autre.
Politique en matière de cookies – cette politique explique pourquoi et comment nous utilisons les cookies, y compris les types de cookies et comment gérer vos propres préférences en matière de cookies.
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Pour toute question relative à la confidentialité, y compris les demandes de rectification, les demandes d'accès et les plaintes, veuillez contacter privacy@arcadis.com. Pour toutes les autres questions, veuillez cliquer ici.
Avis de confidentialité pour les contacts professionnels
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Général
Comment collectons-nous les données personnelles ?
Fins pour lesquelles Arcadis traite vos données personnelles
Catégories de données personnelles
Données personnelles sensibles
Pendant quelle période Arcadis conserve-t-elle vos données personnelles ?
Accès et transfert des données personnelles
Sécurité
Droits individuels et plaintes
La présente notice sur la protection de la vie privée s'applique au traitement de toutes les données personnelles des contacts commerciaux d'Arcadis N.V. et des sociétés de son groupe (ci-après dénommées "Arcadis"). Le terme "Business Contact" ou "vous" désigne chaque personne dont les données personnelles sont traitées par Arcadis en sa qualité de responsable du traitement. C'est-à-dire lorsque vous travaillez chez un client, un fournisseur ou un partenaire commercial d'Arcadis, lorsque vous êtes destinataire de messages commerciaux d'Arcadis ou lorsque vous avez une autre relation commerciale avec Arcadis. Cela inclut également les travailleurs occasionnels, les personnes travaillant chez Arcadis en tant que consultants ou les employés de tiers fournissant des services à Arcadis.
Les personnes suivantes sont visées par l'avis de confidentialité des employés d'Arcadis : Les employés d'Arcadis, les candidats à un emploi ou les anciens employés d'Arcadis, les travailleurs temporaires qui sont des personnes engagées par Arcadis par l'intermédiaire d'une agence d’intérim, l'agence d’intérim étant responsable des obligations en matière de salaire, d'impôts et de sécurité sociale du travailleur temporaire (à l'exclusion des travailleurs occasionnels), et les (anciens) administrateurs exécutifs ou non exécutifs d'Arcadis ou les (anciens) membres du conseil de surveillance ou d'un organe similaire à Arcadis.
L'entité locale d'Arcadis avec laquelle vous traitez et Arcadis N.V. sont les responsables du traitement de vos données à caractère personnel telles que décrites dans la présente notice de confidentialité. Les coordonnées de votre entité locale d'Arcadis et d'Arcadis N.V. sont disponibles sur le site Internet d'Arcadis.
2. Comment collectons-nous les données personnelles ?
Nous collectons vos données personnelles à la fois en ligne et hors ligne. Le plus souvent, nous recevons vos données personnelles :
- De votre interaction directe avec nous, soit lors d'une transaction commerciale avec vous, soit lorsque vous visitez nos événements ou notre site web.
- De votre employeur, lorsque celui-ci est notre client, fournisseur ou partenaire commercial, afin que nous puissions fournir nos services et travailler avec vous.
- De sources de données publiques telles que les listes de sanctions, les registres du commerce et LinkedIn, par exemple lorsque nous avons besoin de ces données personnelles pour vérifier votre identité avant de faire affaire avec vous.
3. Finalités pour lesquelles Arcadis traite vos données personnelles
Arcadis traite vos données personnelles aux fins énoncées ci-dessous. Nous vous informons également du fondement juridique sur la base duquel nous traitons vos données personnelles (comme l'exige le Règlement général sur la protection des données de l'UE). Lorsque nous nous appuyons sur l'intérêt légitime comme motif légal, nous chercherons toujours à maintenir un équilibre entre nos intérêts commerciaux légitimes tels que décrits ci-dessous et votre vie privée.
Si Arcadis traite des données personnelles à d'autres fins que celles énumérées dans sa Politique de confidentialité, vous en serez informé séparément si nécessaire et un consentement sera demandé si la législation locale applicable l'exige.
3.1. Évaluation et acceptation de clients, conclusion et exécution de contrats avec des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux. Cette finalité comprend le traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires dans le cadre de l'évaluation et de l'acceptation des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux, y compris la confirmation et la vérification de l'identité des contacts commerciaux pertinents (ce qui peut impliquer le recours à des tiers) et la réalisation d'une diligence raisonnable et d'un filtrage par rapport aux listes de sanctions du gouvernement et/ou des organismes d'application de la loi accessibles au public (par exemple, pour des exigences de conformité). Cette finalité comprend également le traitement des données à caractère personnel nécessaires à la conclusion et à l'exécution de contrats avec des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux, y compris les activités de filtrage requises (par exemple, pour l'accès aux locaux ou aux systèmes d'Arcadis), la prestation de services aux clients, ainsi que l'enregistrement et le règlement financier des services et des projets fournis à Arcadis et par Arcadis.
- Les fondements juridiques de ces activités de traitement sont :
- le fait que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ;
- le respect d'une obligation légale à laquelle Arcadis est soumise ; ou
- notre intérêt légitime.
3.2. Développement et amélioration des services d'Arcadis. Cette finalité concerne le traitement des données personnelles qui sont nécessaires au développement et à l'amélioration des services d'Arcadis ainsi qu'à la recherche et au développement. Cela inclut le traitement des données personnelles des contacts commerciaux pour des enquêtes, des examens et des recherches.
- Le fondement juridique de ces activités de traitement est notre intérêt légitime.
3.3. Gestion des relations et marketing. Cette finalité comprend le traitement des données personnelles qui sont nécessaires pour des activités telles que le maintien et la promotion du contact avec les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux par le biais de communications marketing, la gestion des comptes, les services à la clientèle, l'exécution et l'analyse d'études de marché et de stratégies marketing.
- Les fondements juridiques de ces activités de traitement sont :
- votre consentement ;
- le fait que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ; ou
- notre intérêt légitime.
3.4. Exécution des processus métier, gestion interne et rapports de gestion. Cette finalité comprend le traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires à la gestion des actifs de l'entreprise, à la réalisation d'audits et d'enquêtes, à l'examen et au contrôle de la conformité aux politiques et procédures internes, aux finances et à la comptabilité, à la mise en œuvre de contrôles commerciaux, à la fourniture de moyens de traitement centraux à des fins d'efficacité et à la gestion des fusions, acquisitions et cessions. Cette finalité comprend également le traitement de données à caractère personnel à des fins de rapports et d'analyses de gestion, d'archivage et d'assurance, de conseil juridique ou commercial et de prévention, de préparation ou d'engagement dans la résolution de conflits.
- Les fondements juridiques de ces activités de traitement sont les suivants :
- le fait que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ;
- le respect d'une obligation légale à laquelle Arcadis est soumise ; ou
- notre intérêt légitime.
3.5. Fins de santé, de sûreté, de sécurité et d'intégrité. Cette finalité comprend le traitement de données à caractère personnel qui est nécessaire à la protection des droits, des intérêts et des biens d'Arcadis et de ses employés, clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, ainsi que des activités telles que celles impliquant la santé et la sécurité. Il comprend également l'authentification du statut de client, fournisseur ou partenaire commercial et des droits d'accès.
- Les fondements juridiques de ces activités de traitement sont les suivants :
- le fait que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ;
- le respect d'une obligation légale à laquelle Arcadis est soumise ; ou
- notre intérêt légitime.
3.6. Respect de la loi. Cette finalité comprend le traitement des données à caractère personnel qui sont nécessaires à l'exécution d'une tâche effectuée pour respecter une obligation légale à laquelle Arcadis est soumise, y compris la divulgation de données à caractère personnel aux institutions gouvernementales ou aux autorités de contrôle.
- Le fondement juridique de ces activités de traitement est le respect d'une obligation légale à laquelle Arcadis est soumise.
3.7. Protection des intérêts vitaux des contacts commerciaux. Cette finalité comprend le traitement de données à caractère personnel qui est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de vous en tant que notre Contact commercial.
- Le fondement juridique de ces activités de traitement est la protection des intérêts vitaux d'une personne.
4. Catégories de données à caractère personnel
L'aperçu ci-dessous contient les catégories de données à caractère personnel traitées par Arcadis aux fins décrites dans le présent avis de confidentialité. Si Arcadis traite d'autres catégories de données personnelles que celles énumérées dans la présente Notice de confidentialité, vous en serez informé séparément si nécessaire et votre consentement sera demandé si la législation locale applicable l'exige.
4.1. Vos données personnelles: y compris l'adresse e-mail, le numéro de téléphone professionnel et l'adresse du lieu de travail ; l'adresse e-mail personnelle, le numéro de téléphone personnel et l'adresse du domicile ; la fonction ou le poste occupé ; les antécédents professionnels ; une photo ou une vidéo.
4.2. Votre entreprise et vos données de communication: correspondance entre vous et Arcadis ; informations permettant de vérifier votre identité ; votre relation avec Arcadis ; votre comportement à l'égard d'Arcadis, de ses employés ou de ses clients, de ses fournisseurs et de ses partenaires commerciaux ; crédibilité de votre entreprise ; informations disponibles en ligne (des informations sur le traitement des données personnelles qui sont collectées via des cookies ou des technologies similaires, peuvent être trouvées dans les déclarations de cookies sur les sites Internet d'Arcadis).
5. Données personnelles sensibles
Dans le cadre de votre relation commerciale avec Arcadis, cette dernière peut être amené à collecter certaines données considérées comme " sensibles " car elles révèlent des caractéristiques intimes, telles que la religion, l'appartenance ethnique, les actes criminels ou la santé. Ces données sensibles ne seront utilisées que dans les strictes limites fixées par la législation locale applicable.
Ces activités de traitement de données sensibles menées par Arcadis peuvent, conformément aux exigences locales applicables, inclure les éléments suivants :
5.1. Votre image peut être traitée par Arcadis dans la mesure où cela est nécessaire à des fins d'identification ou de référence future, pour des raisons d'accès au site et de sécurité et pour l'identification et l'authentification des clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux.
5.2 Les données relatives au comportement criminel, aux casiers judiciaires ou aux procédures concernant un comportement criminel ou illégal peuvent être traitées par Arcadis dans la mesure où cela est nécessaire pour l'évaluation et l'acceptation des clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux, pour la protection des droits, des intérêts et des biens d'Arcadis, de ses employés et de ses clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, ainsi que pour le respect des obligations légales applicables.
5.3 Les données relatives à la santé physique ou mentale peuvent être traitées par Arcadis dans la mesure où cela est nécessaire pour l'évaluation et l'acceptation d'un client, d'un fournisseur ou d'un partenaire commercial, l'exécution d'un contrat avec un client, un fournisseur et un partenaire commercial, le respect du devoir de diligence d'Arcadis envers les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux et pour la protection de vos intérêts vitaux.
5.4. Les données à caractère personnel relatives à la religion ou aux croyances peuvent être traitées par Arcadis dans la mesure où cela est nécessaire pour offrir des services spécifiques à un client, y compris les exigences diététiques ou les fêtes religieuses.
Le cas échéant, votre consentement explicite sera demandé avant que le traitement de données personnelles sensibles n'ait lieu. Les autres motifs légaux sur la base desquels Arcadis peut traiter les données personnelles sensibles telles que décrites ci-dessus sont :
- l'intérêt légitime d'Arcadis à protéger ses droits, intérêts et actifs et les droits, intérêts et actifs de ses employés, clients, fournisseurs et partenaires commerciaux ;
- l'intérêt légitime d'Arcadis à s'assurer de votre identité et de votre statut ;
- le respect d'une obligation légale à laquelle Arcadis est soumise ;
6. Pendant quelle période Arcadis conserve-t-elle vos données personnelles ?
En général, Arcadis conserve vos données personnelles pendant toute la durée de votre relation commerciale avec Arcadis (par exemple, pendant la période où les services d'Arcadis sont fournis à votre employeur et où vous êtes notre contact commercial) et pendant la période où il est nécessaire de conserver vos données personnelles après la fin des services. Cette période dépendra de la finalité de l'utilisation que nous faisons de vos données personnelles. En voici quelques exemples :
- Lorsque vos coordonnées professionnelles sont incluses dans nos factures, nous conserverons vos données personnelles avec nos factures (généralement 7 ans sur la base de la législation fiscale).
- Lorsque les coordonnées de votre entreprise sont incluses dans nos plans de projet, nous conserverons vos données personnelles conformément aux périodes de conservation de nos plans de projet (généralement 10 ans en fonction du projet).
- Lorsque nous avons besoin de vos données personnelles à des fins d'identification et de filtrage, nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nous sommes tenus de conserver la preuve du filtrage sur la base de la législation locale.
- Si vous êtes l'un de nos prospects, nous conserverons vos coordonnées pendant la période où Arcadis vous envoie des messages commerciaux qui vous intéressent (tels que des newsletters) et 24 mois après.
Arcadis dérogera à ces délais de conservation si Arcadis a un intérêt pressant à conserver vos données personnelles plus longtemps (par exemple, en cas de litige en cours ou prévu).
7. Accès et transfert des données personnelles
7.1. L'accès à vos données personnelles n'est autorisé que dans la mesure où cet accès est nécessaire pour servir l'objectif visé et pour permettre au personnel concerné d'effectuer son travail. Le personnel autorisé à accéder à vos données personnelles peut comprendre votre point de contact chez Arcadis, ainsi que le personnel d'Arcadis, notamment au sein des services Finances, Reporting, Audit interne, Informatique, Marketing et Juridique.
7.2. De temps à autre, Arcadis peut avoir besoin de mettre des données personnelles à la disposition de tiers non affiliés, tels que des prestataires de services (sociétés qui fournissent des produits et des services à Arcadis, tels que des prestataires de services de paiement, des fournisseurs de systèmes informatiques), des conseillers professionnels (tels que des comptables, des auditeurs ou des avocats), des autorités publiques et gouvernementales (entités qui réglementent ou ont compétence sur Arcadis, telles que des autorités réglementaires, des organismes d'application de la loi, des organismes publics et des organismes judiciaires), ou dans le cadre de transactions d'entreprise (en rapport avec toute réorganisation, fusion ou vente proposée ou effective). Arcadis mettra en place des accords avec des prestataires de services tiers et des conseillers professionnels afin de protéger vos intérêts en matière de protection des données.
7.3. En raison de la nature globale des activités d'Arcadis, Arcadis peut être amené à divulguer des données personnelles à son personnel et à ses services dans d'autres pays. Certains des tiers non affiliés peuvent également être situés en dehors de la juridiction de votre domicile. Lorsqu'un tel transfert international de données a lieu vers un pays dont le régime de protection des données est différent, Arcadis s'assurera que le transfert international de données n'aura pas d'incidence négative sur le niveau de protection de vos données personnelles. Si nécessaire, Arcadis fournira des informations supplémentaires sur le transfert international des données.
7.4. Dans le cas où le destinataire des données personnelles est basé en dehors de l'Espace économique européen vers un pays qui n'est pas considéré comme ayant un niveau de protection des données adéquat à celui de l'UE, Arcadis s'assurera que ce transfert est basé sur des garanties appropriées, y compris des clauses types de l'UE ou des règles d'entreprise contraignantes. Des informations sur ces mesures de protection peuvent être obtenues auprès des responsables de la protection de la vie privée d'Arcadis à l'adresse privacy@arcadis.com.
8.1. Arcadis prendra les mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre une utilisation abusive ou une destruction, une perte, une altération, une divulgation, une acquisition ou un accès accidentels, illégaux ou non autorisés, qui sont conformes aux lois et règlements applicables en matière de confidentialité et de sécurité des données. Il s'agira notamment d'exiger des prestataires de services qu'ils utilisent des mesures appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles.
9. Droits et plaintes des personnes
9.1. Lorsque vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes, vous avez toujours le droit de faire rectifier ou compléter vos données personnelles par Arcadis.
9.2. Certaines lois locales vous accordent le droit d'accès et de suppression des données personnelles, l'objection au traitement des données personnelles, la restriction du traitement des données personnelles, le droit de retirer le consentement et le droit de portabilité des données. Contactez votre responsable local de la protection de la vie privée pour déterminer si vous disposez de ces droits en vertu de la législation ou de la réglementation locale.
Quels sont ces droits ?
9.3. Le droit d'accès signifie que vous avez le droit de demander un aperçu de vos données personnelles traitées par Arcadis ou en son nom. Les droits d'effacement et de restriction impliquent que si vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au droit applicable, vous avez le droit de faire effacer ces données personnelles ou de les restreindre (selon le cas). Le droit d'opposition signifie que vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles (selon le cas).
9.4. Le droit à la portabilité des données signifie qu'une copie de vos données personnelles fournies par vous à Arcadis vous sera, à votre demande, transférée dans un format commun lisible par machine ou transmise à un tiers sans entrave.
9.5. Le droit de retrait signifie que si le traitement de vos données personnelles était basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ce retrait n'affectera pas la légalité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait. Vous pouvez gérer les paramètres de votre abonnement via notre site web d'abonnement.
9.6. Vous pouvez exercer vos droits ou déposer une plainte en contactant le responsable de la protection de la vie privée à l'adresse privacy@arcadis.com. Arcadis exécutera votre demande conformément à la législation locale qui vous est applicable.
9.7. Pour les plaintes relatives à la protection des données ou à la vie privée, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance applicable.