1. Einführung
1. Gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) beschreibt, wie Arcadis Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit seinen Einstellungs-verfahren verarbeitet und schützt. Ihr möglicher Arcadis-Arbeitgeber, eine Konzerngesellschaft der Arcadis N.V. sowie die Arcadis N.V sind für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.
2. Arcadis N.V. und seine Konzerngesellschaften, einschließlich der Arcadis Germany GmbH (zusammen „Arcadis“), sind dem Schutz Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Mit „Sie“ oder „Ihr“ meinen wir alle Stellenbewerber*innen, Kandidat*innen und andere Personen, die eine Rekrutierungs-Website von Arcadis besuchen oder auf andere Weise Gegenstand der Rekrutierungsprozesse von Arcadis sind.
Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Arcadis Germany GmbH
Europaplatz 3
64293 Darmstadt
Tel.: +49 6151 388-0
E-Mail: info-de@arcadis.com
Datenschutzbeauftragte: Stella Winter
E-Mail: datenschutzbeauftragter@arcadis.com
oder per Post mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“
Zuständige Aufsichtsbehörde den Datenschutz betreffend:
Regierungspräsidium Darmstadt
Luisenplatz 2
64283 Darmstadt
3. Wenn Sie mit Ihrer Bewerbung erfolgreich sind, gilt diese Bekanntmachung nicht mehr. Die Mitarbeiter*innen von Arcadis werden über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch Arcadis über die Arcadis-Datenschutzerklärung für Mitarbeiterdaten informiert.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerber*innen
1. Arcadis sammelt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu Rekrutierungs- und Auswahlzwecken. Dies umfasst die Verarbeitung von Daten im Rahmen der Bewertung Ihrer Bewerbung, die Überprüfung der Informationen, die über die Bewerbung oder auf andere Weise über Sie öffentlich zugänglich sind (einschließlich Ihres öffentlichen Profils in sozialen Medien), die Durchführung von Screenings vor der Einstellung, die Bewertung Ihrer Eignung für die Arbeit bei Arcadis und die Kontaktaufnahme mit Ihnen für zukünftige Positionen, die Ihren Fähigkeiten und Fertigkeiten entsprechen. Die Rechtsgrundlage hierzu findet sich in Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG sowie ggf. in Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.
2. Weiterhin kann Arcadis Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen Arcadis erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse von Arcadis liegt in der sachgerechten Geltendmachung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen sowie in der Abwehr und Verteidigung gegen Rechtsansprüche, die gegen Arcadis geltend gemacht werden.
3. Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG.
3. Kategorien personenbezogener Daten
1. Zu den personenbezogenen Daten, die von Arcadis für diese Zwecke gesammelt und verarbeitet werden, gehören:
1. Persönliche Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, gesprochene Sprache(n), Geschlecht, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Personenstand).
2. Informationen zum Ausbildungsstand (z. B. Angaben über Ihr Bewerbungsschreiben und Ihren Lebenslauf, andere Einzelheiten über Ausbildung und Entwicklung, beruflicher Werdegang, Führerschein, Informationen, die über Referenzprüfungen eingeholt wurden).
3. Position (z. B. gewünschte Position, Titel, Ort, Vollzeit-/ Teilzeit-beschäftigung, mögliche Beschäftigungsbedingungen).
4. Vergütung und Abrechnung (z. B. mögliches Gehalt, Bonus, Leistungen, Vergütungsart, Gehaltsstufe und andere Vergütungen, Währung, Gehalts-häufigkeit, Datum des Inkrafttretens der Vergütung aus einer früheren Beschäftigung).
5. Staatsangehörigkeits- bzw. Aufenthaltsstatus (z. B. Staatsbürgerschaft, Pass- und Personalausweisdaten und Angaben zur Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis).
Im Übrigen kann Arcadis in Einzelfällen von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflich ausgerichteten Social Media Netzwerken.
2. Vertrauliche personenbezogene Daten:
Arcadis benötigt für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i.S. des Art. 9 DSGVO. Wir bitten Sie, uns von vornherein keine derartigen Informationen zukommen zu lassen. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerber*innendaten.
Im Laufe des Einstellungs- und Auswahlverfahrens muss Arcadis möglicherweise bestimmte Daten sammeln, die als „vertraulich“ angesehen werden, weil sie persönliche Merkmale offenbaren, wie z. B. Ihr Bild oder mögliche strafrechtliche Daten. Solche vertraulichen Daten werden von Arcadis nur innerhalb der strengen, durch das geltende nationale Recht festgelegten Grenzen verwendet und können Folgendes umfassen:
1. Ihr Foto- oder Videobild kann von Arcadis aus Gründen des Zugangs zum Standort und der Sicherheit, einschließlich der Vorabkontrolle, verarbeitet werden. Die Bilder können auch verarbeitet werden, um Benachteiligungen zu beseitigen oder zu verringern oder um die Vielfalt des Personals zu gewährleisten.
2. Strafrechtliche Daten (einschließlich Daten, die sich auf kriminelles Verhalten, Strafregister oder Verfahren in Bezug auf kriminelles oder rechtswidriges Verhalten beziehen) können von Arcadis verarbeitet werden, um eine Entscheidung über Ihre Eignung für die Stelle innerhalb von Arcadis und für die weitere Prüfung und Überwachung vor der Einstellung zu treffen.
4. Quellen der Daten
Arcadis verarbeitet personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie Arcadis über das Webformular übermitteln.
Daten, die Arcadis nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben hat, erhalten wir aus den folgenden Quellen:
1. Arbeitsagenturen
2. Personalberater*innen
wenn diese uns Ihre Daten übermitteln.
5. Zugang zu und Übertragung von personenbezogenen Daten
1. Während des Rekrutierungsprozesses haben nur diejenigen Arcadis-Mitarbeiter*innen (einschließlich der Mitarbeiter*innen anderer Arcadis-Konzerngesellschaften), die direkt am Rekrutierungsprozess beteiligt sind, Zugang zu den Informationen der Kandidat*innen (Personalabteilung, zuständige Fachabteilung, die für die Stellenausschreibung verantwortlich ist).
2. Um Ihre Bewerbung vollumfänglich bearbeiten zu können, kann es notwendig sein, dass Arcadis Ihre Bewerbungsunterlagen zur Prüfung für andere in Betracht kommende Stellen an andere Fachabteilungen (national oder auch international) weitergibt. Wir weisen Sie darauf hin, uns zu benachrichtigen, sollten Sie damit nicht einverstanden sein.
3. Da Arcadis international vertreten ist, kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Mitarbeiter*innen und Abteilungen in anderen Ländern weitergeben müssen, wenn Sie sich beispielsweise auf eine Stelle im Ausland bewerben.
4. Wenn Arcadis einen Vertrag mit einem vertrauenswürdigen Drittanbieter abgeschlossen hat, um seinen Online-Bewerbungsprozess zu verwalten, hat Arcadis eine Vereinbarung mit einem solchen Drittanbieter zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten abgeschlossen. Der Drittanbieter darf die Informationen der Kandidat*innen nur zur Bearbeitung von Arcadis-Bewerbungen und nicht für eigene Zwecke verwenden.
5. Ein externer Dienstleister von Arcadis kann auch außerhalb Ihres Heimatlandes ansässig sein. Wenn ein solcher internationaler Datentransfer in ein Land stattfindet, das ein anderes Datenschutzrecht hat, wird Arcadis sicherstellen, dass der internationale Datentransfer das Schutzniveau Ihrer personenbezogenen Daten nicht negativ beeinflusst. Falls erforderlich, wird Arcadis Sie über weitere Einzelheiten des internationalen Datentransfers informieren.
6. Falls Sie im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) ansässig sind und der Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten, wie in diesem Absatz 3 beschrieben, außerhalb des EWR in einem Land ansässig ist, das nicht als Land mit einem angemessenen Datenschutzniveau angesehen wird, wird Arcadis sicherstellen, dass diese Übertragung auf angemessenen Schutzmaßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten basiert, einschließlich EU-Musterklauseln oder verbindlichen Unternehmensregeln. Informationen über solche Schutzmaßnahmen können durch Kontaktaufnahme mit Arcadis über die in Ziffer 1.2 aufgeführten Kontaktdaten eingeholt werden.
6. Sicherheit
Arcadis wird angemessene technische, physische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um personenbezogene Daten vor missbräuchlicher oder versehentlicher, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Änderung, Erwerb oder Zugriff zu schützen, die mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und zur Datensicherheit vereinbar sind. Dazu gehört auch die Verpflichtung von Drittanbietern, geeignete Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit von personenbezogenen Daten zu ergreifen
7. Datenschutz und Dauer der Datenspeicherung
1. Arcadis wird angemessene Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten für den Einstellungs- und Auswahlprozess relevant sind und dass sie für die Durchführung der in dieser Mitteilung beschriebenen Zwecke korrekt, vollständig und auf dem neuesten Stand sind. Bitte halten Sie Ihre personenbezogenen Daten auf dem neuesten Stand und informieren Sie uns über alle wesentlichen Änderungen.
2. Arcadis wird Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich und zulässig ist. Arcadis wird Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur speichern, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, wird Arcadis diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung speichern.
3. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikumsverhältnis, wird Arcadis Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin speichern und anschließend in die Personalakte überführen. Gegebenenfalls erhalten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Bewerber*innenpool. Dies erlaubt Arcadis, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerber*innenauswahl zu berücksichtigen. Liegt Arcadis eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, wird Arcadis Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in dem Bewerber*innenpool speichern.
8. Anträge auf Zugang und Korrektur, Fragen und Beschwerden
1. Sie haben das Recht, eine Übersicht über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, die durch oder im Namen von Arcadis verarbeitet werden. Sie haben das Recht, Ihre Daten gegebenenfalls zu berichtigen, zu löschen oder den Zugang zu ihnen einzuschränken. Sie haben auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (falls zutreffend). Sie können dieses Recht ausüben, indem Sie sich an die Arcadis-Datenschutzbeauftragten wenden (siehe Kontaktdaten unter Ziff. 1.2.).
2. Wenn Sie eine Beschwerde über Ihre Anfrage, über die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder über die Datenschutz-praktiken von Arcadis im Allgemeinen haben, können Sie sich an die Datenschutzbeauftragten von Arcadis wenden (siehe Kontaktdaten unter Ziff. 1.2). Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-aufsichtsbehörde. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
3. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen, indem Sie sich über die Datenschutzbeauftragten an Arcadis wenden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Daten für einen bestimmten Zeitraum zu speichern (s. Ziffer 7 dieser Datenschutzerklärung).
4. Wenn Sie in der EU ansässig sind, haben Sie auch das Recht auf Datenübertragbarkeit. Dies bedeutet, dass Ihnen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie Arcadis zur Verfügung gestellt haben, auf Ihren Antrag hin in einem üblichen maschinenlesbaren Format übertragen oder ungehindert an einen Dritten übermittelt wird.
9. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit Arcadis erforderlich sind. Sowie Sie Arcadis keine personenbezogenen Daten bereitstellen, kann Arcadis keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen. Bitte geben Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten an, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.
10. Bewerber*innenpool
Sollte Arcadis Ihnen zum Zeitpunkt Ihrer Bewerbung keine geeignete Stelle anbieten können, besteht die Möglichkeit, dass die von Ihnen im gesamten Bewerbungsverfahren angegebenen/übermittelten Daten auch nach Abschluss im Bewerber*innenpool erhoben, verarbeitet und genutzt werden können. Dies geschieht zur Kontaktaufnahme für berufliche Zwecke und zur möglichen Berücksichtigung bei einer späteren Stellenvergabe. Sie können dieser Nutzung unabhängig von den oben beschriebenen Zustimmungen zustimmen.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Da die Entscheidung über Ihre Bewerbung nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
Stand April 2024