Dit is een vertaling van de Engelstalige Arcadis Recruitment Privacy Notice. Let op, de Engelstalige versie is leidend in geval van interpretatiegeschillen.
1. Introductie
1.1 Arcadis N.V. en haar groepsmaatschappijen (samen 'Arcadis') doen er alles aan om uw privacy te beschermen. Met 'u' of 'uw' bedoelen we alle sollicitanten, kandidaten en andere personen die een wervingswebsite van Arcadis bezoeken of op een andere manier onderwerp zijn van het wervingsproces van Arcadis.
1.2 Deze Privacy Verklaring van Arcadis Recruitment ('Verklaring') beschrijft hoe Arcadis uw persoonsgegevens verwerkt en beschermt in het kader van de rekruteringsprocessen. Uw potentiële Arcadis-werkgever en Arcadis N.V. zijn de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van deze entiteiten en de Chief Privacy Officer op de rekruteringswebsite of op Arcadis.com.
1.3 Bij een succesvolle sollicitatie is deze Verklaring niet langer van toepassing. Medewerkers van Arcadis worden op de hoogte gebracht van de verwerking van hun persoonsgegevens door Arcadis via de Arcadis Privacy Verklaring voor Medewerkersgegevens.
2. Het verwerken van persoonsgegevens van kandidaten
2.1 Arcadis verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor wervings- en selectiedoeleinden. Dit omvat de verwerkingsactiviteiten in het kader van de beoordeling van uw sollicitatie, het verifiëren van de informatie die via de sollicitatie is ontvangen of anderszins publiekelijk beschikbaar is (inclusief uw openbare profiel op sociale media welke zijn gerelateerd aan zakelijke doeleinden), het uitvoeren van pre-employment screenings, het evalueren van uw geschiktheid om voor Arcadis te werken en het contact dat wij met u op kunnen nemen voor toekomstige functies die passen bij uw vaardigheden en mogelijkheden.
2.2 De persoonsgegevens die Arcadis voor deze doeleinden verzamelt en verwerkt, omvatten:
a) Persoonlijke gegevens (bijv. naam, contactgegevens, gesproken taal (talen), geslacht, geboortedatum, nationaliteit).
b) Talentinformatie (bijv. Informatie opgenomen in uw sollicitatiebrief en cv, andere informatie over opleiding en ontwikkeling, arbeidsverleden, rijbewijsbezit, informatie verkregen via referentiecontroles)
c) Positie (bijv. gewenste positie, titel, locatie, fulltime/ parttime, mogelijke arbeidsvoorwaarden)
d) Beloning en salarisadministratie (bijv. mogelijk salaris, bonus, secundaire arbeidsvoorwaarden, beloningstype, salarisschaal en andere beloningen, valuta, frequentie salarisuitbetaling, ingangsdatum van de vergoeding voor eerdere dienstverbanden).
e) Immigratiestatus (bijv. burgerschap, paspoortgegevens, identiteitskaartgegevens en details van ingezetenschap of werkvergunning)
2.3 Bijzondere persoonsgegevens: In de loop van het wervings- en selectieproces moet Arcadis mogelijk bepaalde gegevens verzamelen die als 'gevoelig' worden beschouwd. Dergelijke gevoelige gegevens worden door Arcadis alleen gebruikt binnen de strikte limieten die zijn vastgelegd in de toepasselijke lokale wetgeving, en kunnen het volgende omvatten:
- Uw foto- of videobeeld kan door Arcadis worden verwerkt voor toegang tot de gebouwen en veiligheidsredenen, inclusief de pre-employment screening. Afbeeldingen kunnen ook worden verwerkt om ongelijkheid tegen te gaan of te verminderen en om diversiteit in personeel te garanderen.
- Strafrechtelijke gegevens (inclusief gegevens met betrekking tot crimineel gedrag) kunnen door Arcadis worden verwerkt in het kader van de beslissing of u in aanmerking komt voor een functie binnen Arcadis en voor verdere pre-employment screening en monitoring.
3. Toegang tot en overdracht van persoonsgegevens
3.1 Tijdens het rekruteringsproces zal de kandidaat-informatie alleen intern worden geraadpleegd door die Arcadis-medewerkers (inclusief medewerkers van Arcadis-partners) die direct betrokken zijn bij het rekruteringsproces.
3.2 Indien Arcadis de online sollicitatieprocedure door een derde partij laat beheren, sluit Arcadis een verwerkersovereenkomst met deze derde partij om uw persoonsgegevens te beschermen. Het is de derde partij enkel toegestaan om kandidaat-informatie te gebruiken voor het verwerken van sollicitaties ten behoeve van Arcadis en niet voor haar eigen doeleinden.
3.3 Vanwege het wereldwijde karakter van de Arcadis, kunnen we uw persoonsgegevens doorgegeven aan personeel en afdelingen in andere landen, bijvoorbeeld wanneer u solliciteert naar een functie in het buitenland. Een externe dienstverlener van Arcadis kan zich ook buiten uw eigen rechtsgebied bevinden. Wanneer dergelijke internationale gegevensoverdracht plaatsvindt naar een land met een ander gegevensbeschermingsregime, zal Arcadis ervoor zorgen dat de internationale gegevensoverdracht het beschermingsniveau van uw persoonsgegevens niet negatief beïnvloedt. Waar nodig zal Arcadis u verdere details over internationale gegevensoverdracht meedelen.
3.4 Indien u in de Europese Economische Ruimte (EER) bent gevestigd en de ontvanger van uw persoonsgegevens, zoals beschreven in paragraaf 3, is gevestigd in een land buiten de EER waarin geen adequaat niveau van gegevensbescherming wordt gegarandeerd, zal Arcadis zorg dragen voor passende waarborgen bij de overdracht van deze persoonsgegevens. Deze passende waarborgen omvatten EU Model Clauses of Binding Corporate Rules. Informatie over deze waarborgen kan worden verkregen door contact op te nemen met Arcadis via de contractdetails die hieronder worden vermeld in artikel 6.
4. Veiligheid
4.1 Arcadis zal passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of onwettig of ongeoorloofd vernietigen, verlies, wijziging, openbaarmaking van informatie of toegang, in overeenstemming met de toepasselijke wetten en voorschriften inzake privacy en gegevensbeveiliging. Dit houdt onder meer in dat derde partijen verplicht moeten worden passende maatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens te garanderen.
5. Gegevensintegriteit en –retentie
5.1 Arcadis zal redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw verwerkte persoonsgegevens relevant zijn voor het wervings- en selectieproces en dat ze accuraat, volledig en actueel zijn voor het uitvoeren van de doeleinden die worden beschreven in deze Verklaring. Bewaar uw persoonsgegevens zorgvuldig en breng ons op de hoogte van belangrijke wijzigingen.
5.2 Arcadis zal persoonsgegevens slechts gedurende een bepaalde periode bewaren op basis van de volgende criteria:
A) Als uw sollicitatie succesvol is, behoudt Arcadis uw persoonsgegeven zoals beschreven in de Arcadis Privacy Verklaring voor Medewerkersgegevens.
B) Als uw sollicitatie niet succesvol is of om een andere reden niet is voltooid, bewaart Arcadis uw persoonsgegevens gedurende een periode van 12 maanden na voltooiing van het sollicitatieproces om u te kunnen contracteren voor toekomstige functies die aansluiten bij uw vaardigheden en mogelijkheden.
6. Toegang- en correctieverzoeken, vragen en klachten
6.1 U heeft het recht om een overzicht op te vragen van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt door of namens Arcadis. U heeft het recht om uw gegevens te laten corrigeren, verwijderen of beperken (waar van toepassing). U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (indien van toepassing). U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met de Arcadis Privacy Officers: privacy@arcadis.com
6.2 Als u een klacht heeft over uw verzoek, over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt of over de privacy- en gegevensbeschermingspraktijken van Arcadis in het algemeen, kunt u contact opnemen met de Arcadis Privacy Officers via privacy@arcadis.com. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit.
6.3 Als de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken door contact op te nemen met Arcadis via de hierboven vermelde contactgegevens. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking.
6.4 Als u in de EU bent gevestigd, heeft u ook recht op dataportabiliteit, wat betekent dat een kopie van de persoonsgegevens die u aan Arcadis verstrekt, op uw verzoek in machine leesbaar formaat wordt overgedragen aan een derde partij of aan u wordt overgedragen zodat u deze persoonsgegevens aan een derde partij kan verstrekken.
23 mei 2018
Revisie: 7 februari 2020