Dzisiejsze złożone środowisko biznesowe wymaga, abyśmy w sposób zdecydowany wcielili uczciwość do naszych wartości, kultury i codziennych działań. Uczciwość oznacza, że zawsze pracujemy zgodnie z najwyższymi standardami zawodowymi i etycznymi oraz wzbudzamy zaufanie poprzez przejrzystość, szczerość i odpowiedzialność. Uczciwość odzwierciedla nasze rygorystyczne standardy w zakresie odpowiedzialności wobec klientów, akcjonariuszy, partnerów biznesowych oraz pracowników, a także opinii publicznej oraz rządów, jak również praw i kultury krajów, w których funkcjonujemy. Ogólne zasady prowadzenia działalności Arcadis (AGBP) szczegółowo określają naszą interpretację etycznego postępowania w biznesie oraz stanowią nasz Kodeks Postępowania. Zasady AGBP zostały opracowane przez globalne kierownictwo Arcadis i stanowią zbiór wytycznych na potrzeby podejmowanych przez nas decyzji biznesowych oraz działań na całym świecie, na wszystkich poziomach, mając zastosowanie w równym stopniu do działań firmy, jak i postępowania poszczególnych pracowników w ramach działalności firmy. Arcadis uznaje, że prawdziwa uczciwość w codziennej działalności powinna opierać się na zaangażowaniu w przestrzeganie zasad AGBP przez naszych pracowników oraz współpracujących z nami partnerów zewnętrznych.
Ład korporacyjny
Firma Arcadis uznaje, że ostateczna odpowiedzialność za wdrożenie i stosowanie zasad AGBP spoczywa na Zarządzie firmy, a zasadnicza odpowiedzialność na jednostkach operacyjnych („pierwsza linia obrony”). W skład Korporacyjnego Komitetu ds. Zgodności wchodzi Globalny Radca Prawny, Dyrektor ds. Kadr (członek Zespołu Kadry Zarządzającej) oraz Globalny Specjalista ds. Zgodności. Globalny Specjalista ds. Zgodności składa sprawozdania na temat integralności zasad AGBP, zgodności oraz powiązanych (domniemanych) spraw Korporacyjnemu Komitetowi ds. Zgodności, Prezesowi Arcadis oraz Komitetowi ds. Audytu i Ryzyka Rady Nadzorczej (AARC) lub bezpośrednio Radzie Nadzorczej. Na poziomie regionalnym w skład funkcji zgodności z przepisami wchodzi Specjalista ds. Zgodności oraz Komitet ds. Zgodności. W skład każdego Komitetu ds. Zgodności wchodzi Specjalista ds. Zgodności, a także specjaliści z zakresu prawa i zasobów ludzkich. Funkcje związane ze zgodnością stanowią „drugą linię obrony”, która pomaga i wspiera pierwszą linię obrony poprzez identyfikację i analizę kluczowych zagrożeń związanych ze zgodnością z przepisami i zasadami, określanie tendencji, ograniczanie ryzyka dotyczącego zgodności poprzez wprowadzanie zasad, norm, procedur i wytycznych, realizację szkoleń, podwyższanie świadomości oraz okresowe oceny skuteczności mechanizmów ograniczających ryzyko.
Funkcja audytu wewnętrznego stanowi „trzecią linię obrony”, a priorytety audytu wewnętrznego są określone w rocznym planie audytu, który może obejmować ryzyko związane z uczciwością lub zgodnością z zasadami AGBP. Specjalne standardy antykorupcyjne (SACS) zawierają szczegółowe wytyczne dotyczące upominków, gościnności i płatności na rzecz osób trzecich. Firma Arcadis uwzględnia swoje zobowiązanie do przestrzegania zasady UN Global Compact w zakresie zwalczania korupcji, włączając SACS do zasad AGBP poprzez odwołanie. Przez cały rok w różnych regionach i krajach odbywały się ukierunkowane sesje szkoleniowe na temat przeciwdziałania korupcji. Dostosowane do lokalnych przepisów i regulacji szkolenia prowadzone były przez kierownictwo oraz Specjalistów ds. Zgodności.
Rozwiązywanie problemów
Zasady AGBP nie są w stanie uwzględnić szeregu dylematów, z którymi możemy się zmierzyć w codziennej działalności w każdej jurysdykcji i sektorze, w których funkcjonujemy. Aktywna polityka w tym obszarze oznacza rozpoznawanie problemów i przyjmowanie odpowiedzialności za ich rozwiązywanie. Arcadis zachęca swoich pracowników do rozpoznawania i omawiania dylematów biznesowych między sobą oraz z kierownictwem, tak aby uczciwość stała integralną częścią naszej kultury. Rzeczywiste scenariusze dotyczące AGBP są przekształcane w zanonimizowane problemy, które są następnie wykorzystywane przez firmę w ramach szkoleń w celu podniesienia świadomości oraz zapewnienia skutecznego wyciągania wniosków.
Wartość dla klientów
Jesteśmy wiarygodnym partnerem dla naszych klientów i dążymy do świadczenia naszych usług tak, aby nie narażać interesów interesariuszy. Oferujemy usługi na warunkach, które nie wpływają na nasz obiektywny, profesjonalny osąd i mają na celu zapewnienie wartości klientom. Jesteśmy transparentni wobec klientów w zakresie konfliktów interesów, jakie mogą pojawić się podczas realizacji usług.
Odpowiedzialne praktyki w zakresie zatrudnienia
Pracownicy firmy Arcadis mają kluczowe znaczenie dla jej sukcesu. Szanujemy prawa człowieka oraz prawa pracownicze, aby nasi pracownicy mogli pracować w bezpiecznym, zdrowym, profesjonalnym i pełnym wsparcia środowisku. Wspieramy zaangażowanie i rozwój osobisty poprzez kompleksowe polityki i inicjatywy. Każdy pracownik Arcadis ma równe szanse na uznanie osobistych osiągnięć, awans, rozwój kariery i wzrost wynagrodzenia, niezależnie od pochodzenia czy poglądów. Nie tolerujemy jakichkolwiek form dyskryminacji. Polityka w zakresie praw człowieka i praw pracowniczych została uaktualniona w 2021 r. i ma zastosowanie w równym stopniu do procesu rekrutacji, łańcuchów dostaw i zamówień publicznych.
Polityka ta jest wspierana przez trzyletni plan działania na rzecz praw człowieka, który ma na celu wprowadzenie jej w życie. Określa ona nasze ambicje zgodne z globalnymi oczekiwaniami dotyczącymi naszej własnej działalności, naszych łańcuchów dostaw, w tym zamówień, oraz pracy projektowej wykonywanej na rzecz klientów.
Monitorowanie i odpowiedzialność
Arcadis wymaga od wszystkich pracowników, by co dwa lata realizowali szkolenia w zakresie naszych zasad AGBP oraz wartości, a przez to rozumieli, potwierdzali znajomość i przestrzegali zasad AGBP i SACS. Szkolenia te dotyczą w szczególności takich kwestii, jak korupcja, przekupstwo, konflikty interesów, praktyki antykonkurencyjne oraz inne zagrożenia, na które mogą być narażeni nasi pracownicy. Szkolenie zostało wprowadzone w listopadzie 2020 r. i udostępnione w 16 językach. Pracownicy dołączający do firmy Arcadis muszą pomyślnie przejść szkolenie AGBP w ciągu 30 dni od dnia zatrudnienia. W 2021 r. 94% pracowników zaliczyło szkolenie AGBP. Kolejna runda szkoleń z zakresu uczciwości dla wszystkich naszych pracowników zostanie zorganizowana w 2022 roku.
Firma Arcadis monitoruje zgodność z zasadami AGBP we wszystkich spółkach operacyjnych z częstotliwością kwartalną, sporządzając raporty na temat (domniemanych) problemów związanych z AGBP oraz półroczne raporty z postępów w realizacji corocznego globalnego programu w zakresie uczciwości i przeciwdziałania korupcji (Global Integrity & Anti-Corruption Program). Ponadto kierownictwo wszystkich spółek operacyjnych poświadcza zgodność i skuteczność globalnych mechanizmów kontroli związanych z kategoriami ryzyka zgodności i polityką Arcadis w formie oświadczenia.
Infolinia ds. uczciwego postępowania
Arcadis posiada procedurę zgłaszania, która obejmuje anonimową globalną infolinię ds. uczciwego postępowania zarządzaną przez podmiot zewnętrzny. Infolinia ta służy osobom, które nie czują się komfortowo, by zgłaszać nieprawidłowości swojemu bezpośredniemu przełożonemu lub osobom wyżej w hierarchii organizacyjnej, Specjaliście ds. Zgodności lub odpowiedniemu Komitetowi ds. Zgodności. Infolinia ds. uczciwego postępowania jest dostępna dla naszych pracowników całodobowo przez 7 dni w tygodniu w 16 językach. Zgłoszeń potencjalnych lub podejrzewanych nieprawidłowości lub innych kwestii związanych z zasadami AGBP można dokonywać w językach ojczystych.
1. Pracownicy, którzy zostali zatrudnieni w grudniu lub przebywają na długoterminowym zwolnieniu w dniu 31 grudnia, prawdopodobnie nie odbyli jeszcze szkolenia i nie zaliczyli testów AGBP do dnia 31 grudnia. W związku z tym 31 grudnia danego roku sprawozdawczego firma Arcadis raczej nie będzie w stanie osiągnąć 100% wskaźnika zaliczeń.
W 2021 r. za pośrednictwem różnych kanałów zgłoszono łącznie 91 domniemanych naruszeń zasad AGBP, w tym za pośrednictwem Korporacyjnego Komitetu ds. Zgodności Arcadis (2020: 72). Wszystkie te naruszenia zostały poddane ocenie i, w razie potrzeby, dalszym badaniom lub konsultacjom, z wyjątkiem 24 domniemanych naruszeń, które nadal są oceniane lub badane. Ponadto zgłoszono 5 domniemanych naruszeń sprzed 2021 r., które w ciągu roku były jeszcze oceniane lub badane. Problemy najczęściej zgłaszano w kategorii „Nieodpowiednie zachowania (związane z zatrudnieniem)”.
W 2021 r. nie odnotowano żadnych potwierdzonych przypadków korupcji lub przekupstwa w oparciu o naszą ocenę i/lub dochodzenie. Naruszenie zasad AGBP może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym zakończenia zatrudnienia. W całej firmie Arcadis zwolnionych zostało 13 osób z przyczyn związanych z naruszeniem zasad AGBP. Arcadis nie obciąża pracowników odpowiedzialnością za jakiekolwiek straty w działalności w wyniku przestrzegania zasad AGBP oraz wymogów zgłaszania nieprawidłowości. Firma Arcadis wprowadziła również procedurę zgłaszania naruszeń dla zewnętrznych interesariuszy (dostawców, klientów i innych stron trzecich). W jej ramach mogą oni zgłaszać wszelkie wątpliwości dotyczące naruszeń zasad AGBP lub zasad pokrewnych. Procedura ta obejmuje anonimową globalną infolinię ds. uczciwego postępowania zarządzaną przez podmiot zewnętrzny.
Ta anonimowa zewnętrzna infolinia jest dostępna 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Służy ona naszym partnerom, którzy nie czują się na tyle komfortowo, by zgłaszać wątpliwości lub podejrzenia niewłaściwego postępowania lub nieprawidłowości w obszarze współpracy z firmą Arcadis bezpośrednio osobie kontaktowej firmy Arcadis. Dostępność zewnętrznej infolinii ds. uczciwego postępowania Arcadis zapewnia również zgodność z nowymi wymogami regulacyjnymi (w tym z unijną dyrektywą w sprawie ochrony sygnalistów) oraz Wytycznymi ONZ dotyczącymi biznesu i praw człowieka. Zgłoszeń można dokonywać w językach ojczystych za pośrednictwem lokalnych numerów telefonicznych lub Internetu.
Firma Arcadis dysponuje również procedurą, która umożliwia zainteresowanym stronom zgłaszanie wszelkich wątpliwości, jakie mogą mieć w zakresie naruszenia Ogólnych zasad prowadzenia działalności i polityk pokrewnych, takich jak specjalne standardy antykorupcyjne, polityka zrównoważonego rozwoju, polityka praw człowieka i pracy oraz polityka w dziedzinie zamówień. Procedura ta obejmuje anonimową globalną infolinię ds. uczciwego postępowania zarządzaną przez podmiot zewnętrzny. Infolinia ds. uczciwego postępowania Arcadis jest dostępna 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Służy ona naszym partnerom, którzy nie czują się komfortowo, by zgłaszać wątpliwości lub podejrzenia niewłaściwego postępowania lub nieprawidłowości w obszarze współpracy z firmą Arcadis bezpośrednio osobie kontaktowej firmy Arcadis. Zgłoszeń można dokonywać w językach ojczystych za pośrednictwem lokalnych numerów telefonicznych lub Internetu.
Firma Arcadis zbada wątpliwości interesariuszy oraz podejmie odpowiednie działania naprawcze w odpowiedzi na wszelkie naruszenia. Zdajemy sobie sprawę, że zgłaszane obawy mogą dotyczyć strony trzeciej lub być poufne, dlatego zapewniamy, że będą one traktowane jako takie bez konsekwencji wobec osób, które dokonują zgłoszeń w dobrej wierze. Aby zgłosić problem, interesariusze mogą również wysłać wiadomość e-mail na adres compliance@arcadis.com. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych lub sposobu kontaktowania się z naszym biurem ds. prywatności można znaleźć w naszej Polityce prywatności.
Ostatnia aktualizacja: 12 kwietnia 2022 r.