Als wereldbedrijf met de passie 'improving quality of life' en het versnellen van een positieve toekomst voor onze aarde, hebben we onze verantwoordelijkheden en toewijding aan onze mensen, klanten, aandeelhouders, zakelijke partners, samenleving en overheden uiteengezet in onze Algemene Bedrijfsprincipes.
De Algemene Bedrijfsprincipes van Arcadis (AGBP) weerspiegelen ons commitment om te voldoen aan de wetten, voorschriften en cultuur van de landen waarin we opereren. De AGBP zijn van toepassing op alles wat we doen. Ze vormen onze gedragscode als leidraad voor het gedrag dat we van al onze mensen verwachten wanneer we wereldwijd zaken doen. We verwachten van onze zakenpartners dat ze gelijkwaardige principes naleven. We zijn ervan overtuigd dat onze gemeenschappelijke kernwaarden zorgen voor de invulling van onze missie: People First, Succes voor de klant, Integriteit, Duurzaamheid en Samenwerking. Deze waarden vormen het fundament van onze AGBP. Ons gedrag creëert de cultuur van integriteit en compliance van onze organisatie en een duurzame toekomst. Bij Arcadis werken we volgens de hoogste professionele en ethische normen en creëren we vertrouwen door open, eerlijk en verantwoordelijk te zijn.
Governance
Arcadis versterkt de toepassing van de AGBP met een uitgebreid managementsysteem voor compliance, dat is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat onze medewerkers naleving van de principes begrijpen en bevestigen én overeenkomstig de principes handelen. Arcadis begrijpt dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de implementatie en toepassing van de AGBP bij de Raad van Bestuur van Arcadis en de primaire verantwoordelijkheid bij onze mensen en managementteams in de operationele entiteiten (eerste verdedigingslinie) ligt. Het Global Compliance Committee bestaat uit de Raad van Bestuur, de Chief People Officer, Global General Counsel en de Global Compliance Officer. De Global Compliance Officer rapporteert over AGBP-integriteit, naleving en relevante (vermeende) kwesties aan het Global Compliance Committee, de Raad van Bestuur, het Arcadis Audit & Risk Committee van de Supervisory Board (AARC) of rechtstreeks aan de Raad van Commissarissen. Zowel op GBS- als landniveau wordt voor naleving gezorgd door een Compliance Officer en een Compliance Committee. Elk Compliance Committee omvat de Compliance Officer en een vertegenwoordiger van het managementteam met expertise op het gebied van juridische zaken en HR. De Compliance-functie is de tweede verdedigingslinie die hulp en ondersteuning biedt voor de eerste verdedigingslinie met identificatie en analyse van cruciale risico’s ten aanzien van regelgeving en naleving van beleid, analyse van trends, vermindering van nalevingsrisico’s via beleidsregels, normen, procedures en richtlijnen, inclusief training, bewustwording en periodieke beoordeling van de effectiviteit van de maatregelen die zijn getroffen om risico’s te verminderen. De Interne Audit-functie vormt de derde verdedigingslinie. De prioriteiten voor Interne Audit worden gedefinieerd in een jaarlijks auditplan dat risico's met betrekking tot integriteit of naleving van de AGBP kan bevatten.
Anti-omkoping en -corruptie
Specific Anti-Corruption Standards (SACS, Bijzondere normen inzake corruptiebestrijding) bieden richtlijnen met betrekking tot geschenken, giften en uitnodigingen aan derden. Arcadis heeft zijn commitment aan het Global Compact-principe van de Verenigde Naties inzake anti-corruptie opgenomen door te verwijzen naar de SACS in de AGBP en een speciaal hoofdstuk over anti-omkoping en -corruptie in de AGBP. Gedurende het jaar worden gerichte anti-corruptietrainingen gegeven door het management en Compliance Officers in verschillende divisies en landen, afgestemd op lokale wet- en regelgeving.
Omgaan met dilemma’s
De AGBP en de bijbehorende wereldwijde en lokale beleidsregels en normen zijn niet op van toepassing op elke mogelijke situatie of ieder mogelijk dilemma. Daarom moeten we ons gezond verstand gebruiken om de juiste beslissing te nemen wanneer we te maken krijgen met specifieke situaties en dilemma's. Arcadis moedigt zijn medewerkers aan om integriteitsdilemma's te herkennen en met elkaar en met hun management te bespreken, zodat een cultuur ontstaat waarin mensen zich durven uit te spreken. Praktijkscenario's in verband met de AGBP worden omgezet in geanonimiseerde dilemma's en opgenomen in de jaarlijkse training om bewustzijn te vergroten en het bespreken van geleerde lessen te stimuleren. De AGBP omvatten een AGBP-besluitvormingstool die medewerkers helpt bij het omgaan met dilemma's door de belangrijkste vragen te stellen om te bepalen of een bepaalde aanpak aansluit bij onze kernwaarden en de AGBP.
Waarde voor klanten
Als betrouwbare partner voor onze klanten stellen we alles in het werk om diensten te leveren op een manier die rekening houdt met de belangen van belanghebbenden. We hanteren daarbij voorwaarden die ons professionele oordeel niet in de weg staan en ons de mogelijkheid bieden om zoveel mogelijk waarde voor onze klanten te creëren. Naar onze klanten toe zijn wij transparant over belangenverstrengeling die zou kunnen ontstaan bij het uitvoeren van onze diensten.
Goed werkgeverschap
Medewerkers van Arcadis zijn de sleutel tot ons succes en wij respecteren mensen- en werknemersrechten zodat de medewerkers werken in een veilige, gezonde, professionele omgeving waarin iedereen zich gesteund voelt. Wij stimuleren betrokkenheid en ondersteunen persoonlijke ontwikkeling met een breed pakket aan beleidsmaatregelen en initiatieven. Arcadis-medewerkers krijgen, ongeacht hun achtergrond of geloof, gelijke kansen op persoonlijke erkenning, promotie, loopbaanontwikkeling en beloning. Geen enkele vorm van discriminatie wordt getolereerd. In dit beleid zet Arcadis ambities uiteen, afgestemd op de algemene verwachtingen voor onze eigen activiteiten, onze leveringsketens, inclusief inkoop, en voor het projectwerk dat we voor onze klanten verrichten.
Toezicht en verantwoording
Arcadis vereist ieder jaar dat alle medewerkers de AGBP begrijpen, ondertekenen en naleven wanneer zij de online training volgen die gericht is op het vergroten van het bewustzijn van onze AGBP en waarden. Deze training gaat specifiek in op zaken als corruptie, omkoping, belangenverstrengeling, anti-mededingingspraktijken, ongepast gedrag op de werkplek en andere risico's waaraan onze mensen kunnen worden blootgesteld. De training is in oktober 2023 geïntroduceerd en is beschikbaar in 11 talen. Nieuwe medewerkers van Arcadis moeten binnen 30 dagen na hun eerste werkdag slagen voor de AGBP-training. In 2023 is in totaal 97% van alle actieve medewerkers geslaagd voor de AGBP-training. Arcadis ziet toe op de naleving van de AGBP in alle operationele bedrijven door driemaandelijkse rapportage van (vermeende) AGBP-problemen en halfjaarlijkse rapportage over de voortgang ten opzichte van het jaarlijks opgestelde Global Integrity & Compliance Program. Daarnaast certificeert het management van alle werkmaatschappijen via een jaarlijks Document of Representation de naleving en effectiviteit van wereldwijde maatregelen in relatie tot de Arcadis Risk Category of Regulatory & Policy Compliance.
Integriteitslijnen
Kwesties op het gebied van integriteit kunnen bij Arcadis wereldwijd anoniem worden gemeld via de Integrity Line. Een externe partij beheert dit voor het geval dat mensen dat liever niet bij hun lijnmanager of, hogerop, bij hun Compliance Officer of het betreffende Compliance Committee doen. De Integrity Line is voor onze medewerkers zeven dagen per week 24 uur per dag bereikbaar. Meldingen van potentieel of vermeend wangedrag of andere AGBP-kwesties kunnen zij doen in de moedertaal van de medewerker. In 2023 werd in totaal een aantal van 109 vermeende schendingen van de AGBP gemeld via de diverse kanalen, onder meer aan het Arcadis Corporate Compliance Committee (2022: 64). Alle vermeende schendingen werden beoordeeld en, waar nodig, verder onderzocht of besproken. Daarnaast waren er vier meldingen van vermeende schendingen van vóór 2023 die gedurende het jaar nog werden beoordeeld of, waar nodig, werden onderzocht. Ongepast gedrag (werkgerelateerd) was de categorie met de meeste meldingen. Er waren op basis van onze beoordeling en/of ons onderzoek geen bevestigde corruptie- of omkopingsincidenten in 2023. Schending van de AGBP kan leiden tot sancties, waaronder ontslag. In het bedrijf als geheel waren er bij Arcadis 11 ontslagen vanwege schendingen van de AGBP. Arcadis stelt werknemers niet aansprakelijk voor omzetverlies als dat wordt geleden doordat ze de AGBP en rapportagevereisten naleven. Arcadis onderneemt verschillende soorten acties als gevolg van verkregen inzichten na schendingen. Voorbeelden van deze acties zijn het actualiseren van controles en beleidsregels, het vaststellen van de hoofdoorzaken en het omzetten van geleerde lessen in AGBP-trainingsscenario's.
Arcadis heeft ook een meldingsprocedure voor zijn externe stakeholders (leveranciers, klanten en andere derden) waarmee zij hun zorgen kunnen melden over mogelijke schendingen van de AGBP en/of hieraan gerelateerde beleidsregels. Deze procedure omvat een anonieme wereldwijde Integrity Line die wordt beheerd door een derde partij. Deze anonieme externe Integrity Line is zeven dagen per week 24 uur beschikbaar voor het geval onze stakeholders liever niet rechtstreeks bij hun contactpersoon binnen Arcadis hun zorgen uiten over vermeend wangedrag of onregelmatigheden met betrekking tot de samenwerking met Arcadis. Door de beschikbaarheid van deze externe Integrity Line voldoet Arcadis tevens aan de nieuwe wettelijke vereisten (waaronder de klokkenluidersrichtlijn van de EU) en de UN Guiding Principles for Business and Human Rights. Meldingen kunnen via lokale telefoonnummers of het internet worden gedaan in de eigen taal. In 2023 zijn in totaal 5 vermeende schendingen van AGBP gemeld via de externe Integrity Line. Alle vermeende schendingen zijn beoordeeld en, waar nodig, verder onderzocht of besproken. Daaronder bevonden zich op basis van onze beoordeling en/of ons onderzoek geen bevestigde corruptie- of omkopingsincidenten in 2023.
Arcadis zal de zorgen van onze belanghebbenden onderzoeken, behandelen en hierop reageren en de noodzakelijke actie ondernemen in antwoord op mogelijke schendingen. Arcadis begrijpt dat gerapporteerde zorgen een derde kunnen betreffen of vertrouwelijk zijn, en Arcadis garandeert dat deze zorgen als zodanig zullen worden behandeld, zonder repercussies of represailles voor meldingen die in goed vertrouwen zijn gedaan. Als belanghebbenden een kwestie willen melden, dan kunnen zij ook een e-mail sturen naar compliance@arcadis.com. Voor informatie over hoe wij persoonlijke gegevens verwerken of hoe u contact kunt opnemen met ons Privacy Office, ga dan naar ons Privacybeleid.
Laatst bijgewerkt: 7 augustus 2024