L’environnement complexe des affaires aujourd’hui exige que l'intégrité fasse partie intégrante de nos valeurs, de notre culture et de nos pratiques quotidiennes. Pour Arcadis, cela veut dire travailler constamment selon les normes professionnelles et éthiques les plus strictes, et instaurer un climat de confiance en étant ouverts, honnêtes et responsables. L'intégrité, c'est le respect des standards les plus élevés de responsabilité vis-à-vis de nos clients, actionnaires, partenaires et collaborateurs, ainsi que de la société civile et des gouvernements, dans le respect des lois et de la culture des pays où nous exerçons nos activités. Les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis définissent notre interprétation de la déontologie des affaires et forment notre Code de conduite. Ces principes ont été élaborés par le leadership mondial d'Arcadis et nous aident à prendre des décisions et à mettre en place des actions à tous les niveaux, dans le monde entier. Elles s'appliquent à la fois aux actions de l'entreprise et aux comportements individuels de l'ensemble de nos collaborateurs dans l'exercice de leurs activités. Arcadis reconnaît que l'intégrité repose sur l'engagement de ses salariés et des tiers avec lesquels elle travaille à respecter ces principes dans leurs activités quotidiennes.
La gouvernance
Arcadis reconnaît qu'il est de la responsabilité du Comité de direction d'Arcadis de mettre en œuvre et en application les principes généraux de conduite des affaires, mais la responsabilité principale revient aux entités opérationnelles (première ligne de défense). Le Comité de conformité de l'entreprise est composé du directeur juridique mondial, du directeur mondial des ressources humaines (membre de l'équipe de direction) et du directeur mondial de la conformité. Le directeur mondial de la conformité remonte les problèmes (présumés) d'intégrité et de conformité au Comité de conformité de l'entreprise, au CEO d'Arcadis et au Comité d'audit et de risque du Conseil de surveillance d'Arcadis ou directement au Conseil de surveillance. Au niveau régional, la fonction est assurée par un Responsable de la conformité et un Comité de conformité. Chaque Comité de conformité rassemble le responsable de la conformité et des membres de la Direction juridique et des Ressources Humaines. La fonction Conformité est la deuxième ligne de défense qui assiste et soutient la première ligne de défense en identifiant et en analysant les principaux risques de conformité réglementaire et politique, en identifiant les tendances, en limitant les risques de conformité par la mise en place de politiques, de normes, de procédures et de directives, et en proposant des formations, des sensibilisations et des évaluations périodiques de l'efficacité des contrôles des risques.
La fonction d'Audit interne constitue la troisième ligne de défense et les priorités de l'audit interne sont définies dans un plan d'audit annuel pouvant inclure les risques liés à l'intégrité ou à la conformité aux principes généraux de conduite des affaires. Les normes spécifiques anti-corruption (Specific Anti-Corruption Standards - SACS) fournissent des directives concernant les cadeaux, les invitations et les paiements à des tiers. Arcadis a inscrit son engagement aux principes anti-corruption du Pacte mondial des Nations Unies dans son Code de conduite en faisant référence aux normes spécifiques anti-corruption (SACS). Des séances de formation ciblées sur la lutte contre la corruption ont été dispensées par des membres de la direction et des responsables de la conformité dans diverses régions et pays tout au long de l'année, en fonction des lois et des réglementations locales.
La réponse aux problèmes de déontologie
Nos principes généraux de conduite des affaires ne peuvent anticiper l'ensemble des problèmes de déontologie auxquels nous pouvons être confrontés dans nos activités quotidiennes au sein de chaque juridiction et secteur où nous opérons. Une politique active dans ce domaine signifie reconnaître les problèmes de déontologie et en assumer les responsabilités pour les résoudre. Arcadis encourage ses salariés à reconnaître et à discuter des problèmes rencontrés entre eux et avec leur direction, afin que l'intégrité fasse partie intégrante de notre culture. Les situations réelles mettant en scène notre Code de conduite sont traitées dans des dilemmes anonymisés, puis utilisées dans les formations à destination de l'entreprise afin de sensibiliser les salariés et de s'assurer de l'efficacité des enseignements tirés.
Créer de la valeur pour nos clients
En tant que partenaire de confiance, notre objectif est de fournir à nos clients des services, sans compromettre les intérêts de nos parties prenantes. Nous le faisons en exerçant notre jugement professionnel et notre indépendance, et en cherchant à créer le maximum de valeur pour nos clients. Nous sommes transparents avec nos clients sur les conflits d'intérêts qui pourraient survenir dans l'exercice de nos missions.
Des pratiques responsables en tant qu'employeur
Nos salariés sont la clé de notre succès. Nous respectons les droits de l'homme et le droit du travail afin de garantir à nos collaborateurs un environnement sûr, sain, professionnel et positif. Nous favorisons l'engagement et le développement personnel au travers de politiques et d'initiatives dans le monde entier. Chaque salarié d'Arcadis jouit des mêmes chances en matière de reconnaissance individuelle, de développement professionnel, d'évolution de carrière et de rémunération, indépendamment de ses origines ou de ses croyances. Aucune forme de discrimination n'est tolérée. La politique des droits de l'homme et du travail a été mise à jour en 2021 et s'applique aussi bien au recrutement qu'à nos chaînes d'approvisionnement et aux achats.
Cette politique s'appuie sur une feuille de route triennale portant sur les droits de l'homme afin de favoriser sa mise en œuvre. Elle définit nos ambitions, qui sont en phase avec les attentes mondiales à la fois vis-à-vis de nos opérations, de nos chaînes d'approvisionnement y compris les achats, et des projets que nous réalisons pour nos clients.
Contrôle interne et responsabilité
Nous demandons à tous nos salariés de comprendre, de signer et de respecter nos principes généraux de conduite des affaires et nos normes spécifiques anti-corruption, les deux ans, au cours d'une formation en ligne. Cette formation traite en particulier de questions liées à la corruption, aux conflits d'intérêt, aux faveurs et avantages, et autres risques auxquels nos salariés peuvent être exposés. La plus récente formation a été lancée en novembre 2020 et était disponible dans 16 langues. Il est demandé à chaque nouvelle recrue de suivre la formation dans les 30 jours suivant son arrivée. En 2021, 94 % de nos salariés avaient suivi avec succès la formation. La prochaine série de formation consacrée à à notre Code de conduite sera organisée en 2022 pour l'ensemble de nos salariés.
Arcadis surveille la conformité de toutes ses entreprises à ses principes généraux de conduite des affaires, tous les trois mois, en signalant les (présumés) problèmes et en établissant un rapport en milieu d'année sur les progrès réalisés par rapport au programme mondial d'intégrité et de lutte contre la corruption établi chaque année. En outre, la direction de chacune société certifie sa conformité et l'efficacité de ses contrôles portant sur les risques de conformité avec les réglementations et les politiques d'Arcadis, tous les ans, à travers un document de représentation.
Ligne téléphonique intégrité
Arcadis a une procédure d'alerte en place qui comprend une ligne téléphonique mondiale, anonyme et gérée par un tiers, dans le cas où certains salariés se sentiraient mal à l'aise à l'idée de signaler des faits à leur responsable hiérarchique, au responsable de la conformité ou au Comité de conformité concerné. La ligne téléphonique intégrité est accessible à nos salariés 24 h/24, 7 j/7 et en 16 langues. Le signalement de conduites inappropriées, potentielles ou présumées, ou d'autres problèmes d'intégrité, peut être effectué dans la langue maternelle du collaborateur.
1. Les salariés qui ont rejoint l'entreprise en décembre, ou qui sont en congés de longue durée au 31 décembre, peuvent être dans l'impossibilité de passer la formation portant sur le Code de conduite d'Arcadis avant le 31 décembre. Par conséquent, Arcadis ne pourra probablement pas atteindre un taux de réussite de 100 % au 31 décembre de l'année de référence.
En 2021, 91 violations présumées au Code de conduite d'Arcadis ont été signalées par différents moyens, y compris au Comité de conformité d'Arcadis (72 en 2020). Toutes les violations présumées ont fait l'objet d'un examen et, le cas échéant, d'une enquête approfondie. Des conseils ont également été dispensés, à l'exception de 24 violations présumées qui sont encore en cours d'examen ou d'enquête. 5 rapports de violations présumées d'avant 2021 étaient encore en cours d'examen ou d'enquête cette année. La plupart des problèmes signalés relevaient de comportements inappropriés (lié à l'emploi).
Nos examens et/ou enquêtes n'ont confirmé aucun incident de corruption en 2021. La violation du Code de conduite d'Arcadis peut entraîner des sanctions pouvant aller jusqu'à la rupture du contrat de travail. Au total, Arcadis a procédé à 13 licenciements pour des raisons liées à des violations de notre Code de conduite. Arcadis ne tiendra pas ses salariés responsables en cas de perte d'un marché en raison d'une non-conformité à son Code de conduite. Arcadis a également mis en place une procédure de signalement disponible pour ses parties prenantes externes (fournisseurs, clients et autres tiers) afin qu'ils signalent toute préoccupation qu'ils pourraient avoir concernant toute violation à notre Code de conduite et/ou aux politiques associées. Cette procédure comprend une ligne téléphonique mondiale intégrité, anonyme et gérée par un tiers.
Cette ligne téléphonique intégrité externe et anonyme est disponible 24 h/24 et 7 j/7 dans l'éventualité où nos parties prenantes se sentiraient mal à l'aise à l'idée de partager une préoccupation ou de signaler des cas présumés de mauvaises conduites ou d'irrégularités directement avec leur contact au sein d'Arcadis, dans le cadre de leur collaboration avec Arcadis. La disponibilité de la ligne téléphonique externe d’Arcadis garantit également notre conformité aux nouvelles exigences réglementaires (notamment la directive européenne sur les lanceurs d'alerte) et aux principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme. Les signalements peuvent être effectués dans la langue maternelle via des numéros de téléphone locaux ou Internet.
Arcadis dispose également d'une procédure de signalement permettant à ses parties prenantes de faire part de leurs préoccupations quant à la violation des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis et des politiques annexes, telles que les normes spécifiques anti-corruption, la politique de développement durable, la politique des droits de l'homme et du travail et la politique des achats. Cette procédure inclut une ligne téléphonique intégrité mondiale anonyme et gérée par un tiers. Cette ligne d'intégrité d'Arcadis est disponible 24 h/24 et 7 j/7 dans l'éventualité où nos parties prenantes se sentiraient mal à l'aise à l'idée de partager une préoccupation ou de signaler des cas présumés de mauvaises conduites ou d'irrégularités dans le cadre de leur collaboration avec Arcadis, directement avec leur contact au sein d'Arcadis. Les signalements peuvent être effectués dans la langue maternelle via des numéros de téléphone locaux ou Internet.
Arcadis enquêtera, répondra aux préoccupations de nos parties prenantes et prendra les mesures correctives appropriées en réponse à toute violation. Arcadis reconnaît que les préoccupations signalées peuvent concerner un tiers ou être confidentielles et Arcadis assure qu'elles seront traitées comme telles, sans répercussion pour les signalements de bonne foi. Pour signaler une préoccupation, nos parties prenantes peuvent également envoyer un e-mail à compliance@arcadis.com. Pour plus d'informations sur la façon dont nous traitons les données personnelles ou pour contacter notre bureau chargé de la confidentialité des données, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.
Dernière mise à jour : 12 avril 2022