En tant qu'entreprise mondiale passionnée par l'amélioration de la qualité de vie et contribuant à créer un avenir respectueux de la planète grâce au développement de solutions durables, nous avons défini, dans les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis, nos responsabilités et notre engagement envers nos collaborateurs, nos clients, nos actionnaires, nos partenaires commerciaux, la société et les gouvernements.
Nos principes généraux de conduite des affaires reflètent notre engagement à respecter les lois, les réglementations et la culture des pays dans lesquels nous opérons. Ils s'appliquent à tout ce que nous faisons et constituent notre code de conduite, guidant le comportement que nous attendons de l'ensemble de nos collaborateurs lorsqu'ils exercent leurs activités où qu'ils soient dans le monde. Nous attendons également de nos partenaires commerciaux qu'ils respectent ces principes ou des principes équivalents. Nous pensons que nos valeurs communes - l'humain au premier plan, la réussite du client, l'intégrité, le développement durable et la collaboration - permettent la réalisation de notre mission. Ces valeurs constituent le fondement de nos principes généraux de conduite des affaires et guident nos actions. Elles nous obligent à respecter des normes professionnelles et éthiques, et favorisent un climat de confiance en faisant preuve d'ouverture, d'honnêteté et de responsabilité.
La gouvernance
L'application de nos principes généraux de conduite des affaires est renforcée par un système de gestion de la conformité, conçu pour garantir que nos collaborateurs comprennent les principes et agissent dans leur respect. La responsabilité ultime de la mise en œuvre et de l'application des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis incombe à la direction générale d'Arcadis et la responsabilité première incombe à nos collaborateurs et à la direction des entités opérationnelles (première ligne de défense). Le Comité mondial de conformité est composé du conseil d'administration, du directeur mondial des ressources humaines, du directeur juridique mondial et du directeur mondial de la conformité. Le directeur mondial de la conformité rend compte de l'intégrité des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis, de la conformité et des questions connexes (présumées) au comité mondial de la conformité, au conseil d'administration, au comité d'audit et des risques d'Arcadis du conseil de surveillance ou directement au conseil de surveillance.
Tant au niveau des Global Business Areas (GBA) que des pays, la fonction conformité est composée d'un directeur de la conformité et d'un Comité de conformité. Chaque Comité de conformité comprend le directeur de la conformité ainsi qu'un représentant de l'équipe de direction, un juriste et un expert en ressources humaines. La fonction conformité est la deuxième ligne de défense qui assiste et soutient la première ligne de défense par l'identification et l'analyse des principaux risques liés à la conformité réglementaire et politique, l'analyse des tendances, la mitigation des risques de conformité par le biais de politiques, de normes, de procédures et de directives, la formation et la sensibilisation, et l'évaluation périodique de l'efficacité des contrôles de mitigation des risques. La fonction d'audit interne constitue la troisième ligne de défense et les priorités de l'audit interne sont définies dans un plan d'audit annuel pouvant inclure les risques liés à l'intégrité ou à la conformité aux principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis.
Lutte anti-corruption
Les normes spécifiques anti-corruption (Specific Anti-Corruption Standards - SACS) fournissent des directives concernant les cadeaux, les invitations et les paiements à des tiers. Arcadis a inscrit son engagement aux principes anti-corruption du Pacte mondial des Nations Unies dans son code de conduite en faisant référence aux normes spécifiques anti-corruption (SACS).
La réponse aux problèmes de déontologie
Les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis et les politiques et normes mondiales et locales qui s'y rapportent ne peuvent pas couvrir directement toutes les situations ou tous les dilemmes susceptibles de se présenter. Nous devons donc faire preuve de discernement pour prendre des décisions lorsque nous sommes confrontés à des situations et des dilemmes spécifiques. Arcadis encourage ses salariés à reconnaître et à discuter des problèmes rencontrés entre eux et avec leur direction, afin que l'intégrité fasse partie intégrante de notre culture. Des scénarios réels mettant en scène les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis sont élaborés sous forme de dilemmes anonymes et sont intégrés à la formation annuelle afin de sensibiliser et d'encourager les échanges sur les enseignements tirés. Les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis comprennent un outil de prise de décision qui aide les salariés à gérer les dilemmes en posant des questions afin de déterminer si une action donnée est conforme à nos valeurs et à nos principes généraux de conduite des affaires.
Valeur pour les clients
En tant que partenaire de confiance, notre objectif est de fournir à nos clients des services, sans compromettre les intérêts de nos parties prenantes. Nous le faisons en exerçant notre jugement professionnel et notre indépendance, et en cherchant à créer le maximum de valeur pour nos clients. Nous sommes transparents avec nos clients sur les conflits d'intérêts qui pourraient survenir dans l'exercice de nos missions.
Pratiques responsables en tant qu'employeur
Nos salariés sont la clé de notre succès. Nous respectons les droits de l'homme et le droit du travail afin de garantir à nos collaborateurs un environnement favorable à leur santé et sécurité, professionnel et positif. Nous favorisons l'engagement et le développement personnel au travers de politiques et d'initiatives. Chaque salarié d'Arcadis jouit des mêmes chances en matière de reconnaissance individuelle, de développement professionnel, d'évolution de carrière et de rémunération, indépendamment de ses origines ou de ses croyances. Aucune forme de discrimination n'est tolérée.
Contrôle interne et responsabilité
Arcadis demande à l'ensemble de ses salariés de comprendre, d'approuver et de respecter les principes généraux de conduite des affaires de l'entreprise, chaque année, à l'occasion d'une formation en ligne. Cette formation, qui vise à sensibiliser aux principes généraux de conduite des affaires et aux valeurs d'Arcadis, traite en particulier de questions liées à la corruption, aux conflits d'intérêts, et autres risques auxquels nos salariés peuvent être exposés. La plus récente formation a été lancée en juin 2024 et est disponible en 11 langues. Les salariés qui intègrent Arcadis doivent réussir la formation des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis dans les 30 jours suivant leur arrivée. En 2024, 97 % des salariés actifs ont suivi la formation avec succès. Arcadis surveille la conformité de toutes ses entreprises à ses principes généraux de conduite des affaires, tous les trois mois, en signalant les (présumés) problèmes et en produisant un rapport en milieu d'année sur les progrès réalisés par rapport au programme mondial d'intégrité et de lutte contre la corruption établi chaque année. En outre, la direction de chaque société certifie la conformité et l'efficacité des contrôles portant sur les risques de conformité réglementaire et politique, tous les ans, à travers un document de référence.
Lignes d'intégrité
Arcadis a une procédure d'alerte en place qui comprend une ligne téléphonique mondiale, anonyme et hébergée par un tiers, dans le cas où certains salariés se sentiraient mal à l'aise à l'idée de signaler des faits à leur responsable hiérarchique, au responsable de la conformité ou au Comité de conformité concerné. La ligne téléphonique intégrité est accessible à nos salariés 24 h/24, 7 j/7. Le signalement de conduites inappropriées, potentielles ou présumées, ou d'autres problèmes d'intégrité, peut être effectué dans la langue maternelle du collaborateur via des numéros de téléphone locaux ou Internet.
Arcadis dispose également d'une procédure de signalement permettant à ses parties prenantes externes (fournisseurs, clients et autres tiers) de faire part de leurs inquiétudes quant à la violation des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis et/ou des politiques connexes. Cette procédure comprend une ligne d'intégrité mondiale, anonyme et hébergée par un tiers. Cette ligne d'intégrité externe anonyme est disponible 24 h/24 et 7 j/7 dans le cas où nos parties prenantes se sentiraient mal à l'aise à l'idée de soulever une question ou signaler des soupçons de mauvaise conduite ou d'irrégularités dans leur collaboration avec Arcadis directement auprès de leur contact au sein de l'entreprise. La disponibilité de la ligne d'intégrité externe d'Arcadis garantit également notre conformité aux nouvelles exigences réglementaires (y compris la directive européenne sur les lanceurs d'alerte) et aux principes directeurs des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme. Les signalements peuvent être effectués dans la langue maternelle via des numéros de téléphone locaux ou Internet.
Demander conseil et s'exprimer
En 2024, 208 violations présumées aux principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis ont été signalées par le biais des différents canaux de signalement, y compris au Comité de conformité mondial d'Arcadis (109 en 2023). Toutes les violations présumées ont fait l'objet d'un examen et, le cas échéant, d'une enquête approfondie ou de conseils. La plupart des problèmes signalés relevaient de la catégorie Comportement inapproprié (lié à l'emploi). Aucun incident de corruption n'a été confirmé en 2024 sur la base de nos examens et/ou de nos enquêtes. La violation du Code de conduite d'Arcadis peut entraîner des sanctions pouvant aller jusqu'à la rupture du contrat de travail. Au total, Arcadis a procédé à 11 licenciements pour des raisons liées à des violations des principes généraux de conduite des affaires. Nos salariés et nos partenaires externes disposent de différents canaux pour s'exprimer ou demander conseil (Seek Advise et Speak Up). Arcadis prend différents types de mesures pour tirer les leçons des incidents ; ces mesures peuvent aller de la mise à jour des contrôles et des politiques à l'identification des causes profondes, en passant par l'intégration des enseignements tirés dans les scénarios de formation aux principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis.
Arcadis suit et communique régulièrement sur l'efficacité de son programme Speak Up qui vise à permettre à tous de s'exprimer librement et de ses politiques et procédures de non-représailles. Cette évaluation continue nous aide à identifier les lacunes et les domaines à améliorer, et à veiller à ce que les mesures de protection restent efficaces. Nous utilisons un certain nombre d'indicateurs et de mécanismes pour recevoir des commentaires afin d'évaluer l'impact du programme, notamment le nombre de signalements reçus, les résultats des dossiers et le type de canal utilisé pour s'exprimer. Ces conclusions sont régulièrement compilées dans des rapports qui sont examinés par le Comité de conformité mondial (y compris le Comité exécutif), tandis que l'analyse de notre enquête d'engagement YourVoice permet d'assurer une dynamique d'amélioration et de responsabilisation continues.