En tant qu'entreprise mondiale passionnée par l'amélioration de la qualité de vie et contribuant à créer un avenir respectueux de la planète grâce au développement de solutions durables, nous avons défini, dans les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis, nos responsabilités et notre engagement envers nos collaborateurs, nos clients, nos actionnaires, nos partenaires commerciaux, la société et les gouvernements.
Les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis reflètent notre engagement à respecter les lois, les réglementations et la culture des pays dans lesquels nous opérons. Les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis s'appliquent à tout ce que nous faisons et constituent notre code de conduite, guidant le comportement que nous attendons de tous nos collaborateurs lorsqu'ils exercent leurs activités dans le monde entier. Nous attendons également de nos partenaires commerciaux qu'ils respectent ces principes ou des principes équivalents. Nous pensons que nos valeurs communes permettent la réalisation de notre mission : l'humain au premier plan, la réussite du client, l'intégrité, le développement durable et la collaboration. Ces valeurs constituent le fondement de nos principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis. Nos comportements créent la culture d'intégrité et de conformité de notre organisation, ainsi qu'un avenir durable. Chez Arcadis, nous travaillons selon les normes professionnelles et éthiques les plus élevées et nous instaurons un climat de confiance en faisant preuve d'ouverture, d'honnêteté et de responsabilité.
La gouvernance
L'application des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis est renforcée par un système complet de gestion de la conformité, conçu pour garantir que nos collaborateurs comprennent les principes et agissent conformément à ceux-ci. Arcadis reconnaît que la responsabilité ultime de la mise en œuvre et de l'application des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis incombe à la direction générale d'Arcadis et que la responsabilité première incombe à nos collaborateurs et à la direction des entités opérationnelles (première ligne de défense). Le Comité de conformité mondial est composé du conseil d'administration, du directeur des ressources humaines, du directeur juridique et du directeur de la conformité monde. Le directeur mondial de la conformité rend compte de l'intégrité des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis, de la conformité et des questions connexes (présumées) au comité mondial de la conformité, au conseil d'administration, au comité d'audit et des risques d'Arcadis du conseil de surveillance ou directement au conseil de surveillance. Tant au niveau des Global Business Areas (GBA) que des pays, la fonction conformité est composée d'un directeur de la conformité et d'un Comité de conformité. Chaque Comité de conformité comprend le directeur de la conformité ainsi qu'un représentant de l'équipe de direction, un juriste et un expert en ressources humaines. La fonction conformité est la deuxième ligne de défense qui assiste et soutient la première ligne de défense par l'identification et l'analyse des principaux risques liés à la conformité réglementaire et politique, l'analyse des tendances, la mitigation des risques de conformité par le biais de politiques, de normes, de procédures et de directives, la formation et la sensibilisation, et l'évaluation périodique de l'efficacité des contrôles de mitigation des risques. La fonction d'audit interne constitue la troisième ligne de défense et les priorités de l'audit interne sont définies dans un plan d'audit annuel pouvant inclure les risques liés à l'intégrité ou à la conformité aux principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis.
Lutte anti-corruption
Les normes spécifiques anti-corruption (Specific Anti-Corruption Standards - SACS) fournissent des directives concernant les cadeaux, les invitations et les paiements à des tiers. Arcadis a inscrit son engagement aux principes anti-corruption du Pacte mondial des Nations Unies dans son code de conduite en faisant référence aux normes spécifiques anti-corruption (SACS). Des séances de formation ciblées sur la lutte contre la corruption ont été dispensées par des membres de la direction et des directeurs de la conformité dans diverses régions et pays tout au long de l'année, dans le respect des lois et des réglementations locales.
La réponse aux problèmes de déontologie
Les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis et les politiques et normes mondiales et locales qui s'y rapportent ne peuvent pas couvrir directement toutes les situations ou tous les dilemmes susceptibles de se présenter. Nous devons donc faire preuve de discernement pour prendre la bonne décision lorsque nous sommes confrontés à des situations et des dilemmes spécifiques. Arcadis encourage ses salariés à reconnaître et à discuter des problèmes rencontrés entre eux et avec leur direction, afin que l'intégrité fasse partie intégrante de notre culture. Des scénarios réels mettant en scène les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis sont élaborés sous forme de dilemmes anonymes et sont intégrés à la formation annuelle afin de sensibiliser et d'encourager les échanges sur les enseignements tirés. Les principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis comprennent un outil de prise de décision qui aide les salariés à gérer les dilemmes en posant des questions afin de déterminer si une action donnée est conforme à nos valeurs et à nos principes généraux de conduite des affaires.
Créer de la valeur pour nos clients
En tant que partenaire de confiance, notre objectif est de fournir à nos clients des services, sans compromettre les intérêts de nos parties prenantes. Nous le faisons en exerçant notre jugement professionnel et notre indépendance, et en cherchant à créer le maximum de valeur pour nos clients. Nous sommes transparents avec nos clients sur les conflits d'intérêts qui pourraient survenir dans l'exercice de nos missions.
Des pratiques responsables en tant qu'employeur
Les salariés d'Arcadis sont la clé de notre succès. Nous respectons les droits de l'homme et le droit du travail afin de garantir à nos collaborateurs un environnement de travail sûr, sain et bienveillant. Nous favorisons l'engagement et le développement personnel au travers de politiques et d'initiatives dans le monde entier. Chaque salarié d'Arcadis jouit des mêmes chances en matière de reconnaissance individuelle, de développement professionnel, d'évolution de carrière et de rémunération, indépendamment de ses origines ou de ses croyances. Aucune forme de discrimination n'est tolérée. La politique des droits de l'homme et du travail s'applique également au recrutement, à nos chaînes d'approvisionnement et aux achats. Cette politique définit les ambitions d'Arcadis, alignées sur les attentes mondiales à la fois vis-à-vis de nos opérations, de nos chaînes d'approvisionnement (y compris les achats) et des projets que nous réalisons pour nos clients.
Contrôle interne et responsabilité
Arcadis demande à l'ensemble de ses salariés de comprendre, d'approuver et de respecter les principes généraux de conduite des affaires de l'entreprise, chaque année, à l'occasion d'une formation en ligne. Cette formation, qui vise à sensibiliser aux principes généraux de conduite des affaires et aux valeurs d'Arcadis, traite en particulier de questions liées à la corruption, aux conflits d'intérêt, aux faveurs et avantages, et autres risques auxquels nos salariés peuvent être exposés. La plus récente formation a été lancée en octobre 2023 et est disponible en 11 langues. Les salariés qui intègrent Arcadis doivent réussir la formation des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis dans les 30 jours suivant leur arrivée. En 2023, 97 % des salariés actifs ont suivi la formation avec succès. Arcadis surveille la conformité de toutes ses entreprises à ses principes généraux de conduite des affaires, tous les trois mois, en signalant les (présumés) problèmes et en établissant un rapport en milieu d'année sur les progrès réalisés par rapport au programme mondial d'intégrité et de lutte contre la corruption établi chaque année. En outre, la direction de chaque société certifie la conformité et l'efficacité des contrôles portant sur les risques de conformité réglementaire et politique, tous les ans, à travers un document de référence.
Lignes d'intégrité
Arcadis dispose d'une procédure de signalement qui comprend une ligne d'intégrité mondiale, anonyme et hébergée par un tiers, dans le cas où certaines personnes se sentiraient mal à l'aise à l'idée de signaler des faits à leur supérieur hiérarchique ou plus haut, à leur responsable de la conformité ou au Comité de conformité compétent. La ligne d'intégrité est à la disposition de nos salariés 24 h/24 et 7 j/7. Le signalement de conduites inappropriées, potentielles ou présumées, ou d'autres problèmes liés aux principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis peut être effectué dans leur langue maternelle. En 2023, un nombre total de 109 infractions présumées aux principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis ont été signalées par le biais des différents canaux de signalement, y compris au Comité de conformité d'Arcadis Corporate (64 en 2022). Toutes les violations présumées ont fait l'objet d'un examen et, le cas échéant, d'une enquête approfondie ou de conseils. En outre, 4 signalements de violations présumées antérieures à 2023 étaient toujours en cours d'examen ou, le cas échéant, d'enquête cette année. La plupart des problèmes signalés relevaient de comportements inappropriés sur le lieu de travail. Nos examens et/ou enquêtes n'ont confirmé aucun incident de corruption en 2023. La violation du Code de conduite d'Arcadis peut entraîner des sanctions pouvant aller jusqu'à la rupture du contrat de travail. Au total, Arcadis a procédé à 11 licenciements pour des raisons liées à des violations des principes généraux de conduite des affaires. Arcadis ne tiendra pas ses salariés responsables en cas de perte d'activité résultant du respect des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis et de ses exigences en matière d'information. Arcadis prend différents types de mesures pour tirer les leçons des infractions ; ces mesures peuvent aller de la mise à jour des contrôles et des politiques à l'identification des causes profondes, en passant par la transposition des enseignements tirés dans des scénarios de formation aux principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis.
Arcadis dispose d'une procédure de signalement permettant à ses parties prenantes externes (fournisseurs, clients et autres tiers) de faire part de leurs inquiétudes quant à la violation des principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis et/ou des politiques connexes. Cette procédure comprend une ligne d'intégrité mondiale, anonyme et hébergée par un tiers. Cette ligne d'intégrité externe anonyme est disponible 24 h/24 et 7 j/7 dans le cas où nos parties prenantes se sentiraient mal à l'aise à l'idée de soulever une question ou signaler des soupçons de mauvaise conduite ou d'irrégularités dans leur collaboration avec Arcadis directement auprès de leur contact au sein de l'entreprise. La disponibilité de la ligne d'intégrité externe d'Arcadis garantit également notre conformité aux nouvelles exigences réglementaires (y compris la directive européenne sur les lanceurs d'alerte) et aux principes directeurs des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme. Les signalements peuvent être effectués dans la langue maternelle via des numéros de téléphone locaux ou Internet. En 2023, 5 violations présumées aux principes généraux de conduite des affaires d'Arcadis ont été signalées par l'intermédiaire de la ligne d'intégrité externe. Toutes les violations présumées ont fait l'objet d'un examen et, le cas échéant, d'une enquête approfondie ou de conseils. Aucun incident de corruption n'a été confirmé en 2023 sur la base de nos examens et/ou de nos enquêtes.
Arcadis enquêtera, répondra aux préoccupations de ses parties prenantes et prendra les mesures correctives nécessaires en réponse à toute violation. Arcadis reconnaît que les problèmes signalés peuvent concerner un tiers ou être confidentiels et assure que ces derniers sont traités comme tels, sans répercussion ni représailles pour les signalements de bonne foi. Pour tout signalement, nos parties prenantes peuvent également envoyer un e-mail à compliance@arcadis.com. Pour plus d'informations sur la façon dont nous traitons les données personnelles ou pour contacter notre service chargé de la confidentialité des données, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.
Dernière mise à jour : 7 août 2024