Als globales Unternehmen, das sich mit Leidenschaft für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzt und durch die Entwicklung nachhaltiger, langfristiger Lösungen zu einer positiven Zukunft für unseren Planeten beiträgt, haben wir unsere Verantwortung und unser Engagement gegenüber unseren Mitarbeiter*innen, Kunden, Aktionären, Geschäftspartnern, der Öffentlichkeit sowie gegenüber Regierungen in den Allgemeinen Geschäftsgrundsätzen von Arcadis dargelegt.
Die Allgemeinen Geschäftsgrundsätze von Arcadis (Arcadis General Business Principles, kurz AGBP) spiegeln unsere Verpflichtung wider, die Gesetze, Vorschriften und Kulturen der Länder, in denen wir tätig sind, zu befolgen. Die AGBP gelten für alle unsere Tätigkeiten und bilden die Grundlage für unseren Verhaltenskodex, der als Leitlinie für alle unsere Mitarbeiter*innen bei der Ausübung von Geschäften auf der ganzen Welt dient. Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern, dass sie diese oder gleichwertige Grundsätze einhalten. Wir glauben daran, dass unsere gemeinsamen zentralen Werte sicherstellen, dass unsere Mission erfüllt wird: Der Mensch im Mittelpunkt, Kundenerfolg, Integrität, Nachhaltigkeit und Zusammenarbeit. Diese Werte bilden die Grundlage unserer AGBP, die uns als Leitlinie dienen, sodass wir professionelle und ethische Standards einhalten und Vertrauen fördern, indem wir offen, ehrlich und verantwortungsbewusst handeln.
Governance
Die Anwendung der AGBP wird durch ein Compliance-Management-System unterstützt, das sicherstellen soll, dass unsere Mitarbeiter*innen die Grundsätze verstehen und danach handeln. Die letztendliche Verantwortung für die Umsetzung und Anwendung der AGBP liegt bei der Geschäftsführung von Arcadis und die Hauptverantwortung tragen die operativen Einheiten (erste Sicherheitsinstanz). Das Global Compliance Committee setzt sich aus der Geschäftsführung, dem Chief People Officer, dem Global General Counsel sowie dem Global Compliance Officer zusammen. Der Global Compliance Officer berichtet in Sachen Integrität und Einhaltung der AGBP sowie damit zusammenhängende (mutmaßliche) Probleme dem Global Compliance Committee, der Geschäftsführung und dem Prüfungs- und Risikoausschuss des Aufsichtsrats von Arcadis (Arcadis Audit and Risk Committee, AARC) oder direkt dem Aufsichtsrat.
Sowohl auf Ebene der globalen Geschäftsbereiche (GBAs) als auch auf Länderebene werden die Compliance-Aufgaben durch einen Compliance Officer und ein Compliance Committee wahrgenommen. Jedem Compliance Committee gehören der Compliance Officer sowie Vertreter*innen des Management-Teams und Expert*innen aus den Bereichen Recht und Personalwesen an. Diese Wahrnehmung der Compliance-Aufgaben ist die zweite Sicherheitsinstanz, die die erste Sicherheitsinstanz unterstützt, und zwar durch Identifizierung und Analyse der wichtigsten Risiken in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien, durch Erkennung von Trends, durch Eindämmung von Compliance-Risiken mit der Einführung von Richtlinien, Standards, Verfahren und Leitlinien, durch Schulung und Sensibilisierung sowie durch regelmäßige Bewertung der Wirksamkeit der risikomindernden Kontrollen. Das Internal Audit stellt die dritte Sicherheitsinstanz dar. Die Prioritäten für das Internal Audit werden in jährlichen Prüfungsplänen festgelegt – einschließlich entsprechender Risiken im Zusammenhang mit der Integrität und Compliance der AGBP.
Bekämpfung von Bestechung und Korruption
Spezifische Korruptionsbekämpfungsstandards (Specific Anti-Corruption Standards, SACS) enthalten Richtlinien für Geschenke, Bewirtungen und Zahlungen an Dritte. Arcadis hat sein Bekenntnis zum UN Global Compact-Grundsatz zur Korruptionsbekämpfung durch Verweis auf die SACS in den AGBP und dadurch, dass der Korruptions- und Bestechungsbekämpfung ein eigenes Kapitel gewidmet ist, verankert.
Umgang mit Dilemma-Situationen
Die AGBP und die entsprechenden globalen und lokalen Richtlinien und Standards können nicht ganz genau jede potenzielle Situation oder jedes potenzielle Dilemma abdecken. Daher müssen wir mit Augenmaß agieren, um richtige Entscheidungen zu treffen, wenn wir mit bestimmten Situationen und Dilemmas konfrontiert sind. Arcadis ermutigt seine Mitarbeiter*innen, Integritätsdilemmas zu erkennen und miteinander und der eigenen Führungskraft zu besprechen, um eine Kultur der sicheren Meinungsäußerung zu schaffen. Szenarien aus der Praxis, die in Bezug zu unseren AGBP stehen, werden anonymisiert und in die jährliche Schulung aufgenommen, um das Bewusstsein zu schärfen und Diskussionen über gewonnene Erkenntnisse anzuregen. Die AGBP enthalten ein Tool zur Entscheidungsfindung, das Mitarbeiter*innen beim Umgang mit Dilemmas unterstützt. Anhand von zentralen Fragen können sie so herausfinden, ob eine bestimmte Vorgehensweise mit unseren Grundwerten und den AGBP übereinstimmt.
Mehrwert für Kunden
Wir sind ein verlässlicher Partner für unsere Kunden und möchten unsere Leistungen erbringen, ohne die Interessen unserer Stakeholder zu gefährden. Wir bieten unsere Leistungen zu Bedingungen an, die unser unabhängiges professionelles Urteilsvermögen nicht beeinträchtigen, und sind bestrebt, für unsere Kunden einen Mehrwert zu schaffen. Wir weisen unsere Kunden offen auf mögliche Interessenkonflikte hin, die sich bei der Erbringung unserer Leistungen ergeben könnten.
Verantwortungsvolle Beschäftigungspraktiken
Unsere Mitarbeiter*innen sind der Schlüssel zum Erfolg von Arcadis. Wir achten die Menschen- und Arbeitsrechte, damit unsere Mitarbeiter*innen in einem sicheren, gesunden, professionellen und unterstützenden Umfeld arbeiten können. Wir fördern Engagement und unterstützen die persönliche Entwicklung durch Richtlinien und Initiativen. Alle Mitarbeiter*innen von Arcadis haben die gleichen Chancen auf persönliche Anerkennung, Beförderung, Karriereentwicklung und Entlohnung, unabhängig von Herkunft oder Weltanschauung. Keine Form der Diskriminierung wird geduldet.
Überwachung und Rechenschaftspflicht
Arcadis verlangt von allen Mitarbeiter*innen, dass sie die AGBP verstehen, unterschreiben und einhalten. Dies geschieht jedes Jahr, wenn die Mitarbeiter*innen von Arcadis eine Online-Schulung absolvieren, um das Bewusstsein für unsere AGBP und unsere Werte zu schärfen. Diese Schulung befasst sich speziell mit Themen wie Korruption, Bestechung, Interessenkonflikten und anderen Risiken, denen unsere Mitarbeiter*innen ausgesetzt sein können. Sie wurde im Juni 2024 eingeführt und steht in 11 Sprachen zur Verfügung. Neue Mitarbeiter*innen müssen diese AGBP-Schulung innerhalb von 30 Tagen nach ihrem Arbeitsantritt absolvieren. Im Jahr 2024 haben insgesamt 97 % aller aktiven Mitarbeiter*innen die AGBP-Schulung erfolgreich absolviert. Arcadis überwacht die Einhaltung der AGBP in allen operativen Unternehmensgesellschaften mit vierteljährlich zu erstellenden Berichten über (vermeintliche) AGBP-Probleme und durch Berichte zur Jahresmitte über die Fortschritte bei der Umsetzung des jährlich festgelegten globalen Integritäts- und Compliance-Programms. Darüber hinaus bestätigt das jeweilige Management aller operativen Gesellschaften die Einhaltung der AGBP und die Wirksamkeit der globalen Kontrollen in Bezug auf unsere Risikokategorie der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien durch ein jährliches Nachweisdokument.
Integrity Lines
Arcadis verfügt über ein Meldeverfahren, das auch eine globale (anonyme) Integrity Line zur Verfügung stellt, die von einem externen Unternehmen betrieben wird, für den Fall, dass es den Mitarbeiter*innen unangenehm ist, sich an eine*n Vorgesetzte*n, ihre*n Compliance Officer oder das zuständige Compliance Committee zu wenden. Diese Integrity Line ist für unsere Mitarbeiter*innen 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche erreichbar. Meldungen über potenzielles oder vermutetes Fehlverhalten oder andere AGBP-Probleme können in der jeweiligen Muttersprache erfolgen und sind über lokale Telefonnummern oder das Internet zugänglich.
Arcadis verfügt auch über ein Meldeverfahren, das seinen externen Stakeholdern (Lieferanten, Kunden und anderen Dritten) zur Verfügung steht, um etwaige Bedenken zu melden, dass ein Verstoß gegen die AGBP oder damit zusammenhängende Vorschriften vorliegen könnte. Zu diesem Verfahren gehört eine anonyme, globale Integrity Line, die von einem externen Unternehmen betrieben wird. Diese anonyme, externe Integrity Line steht 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche für den Fall zur Verfügung, dass unsere Stakeholder Bedenken, vermutetes Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit mit Arcadis nicht direkt an ihre Kontaktperson bei Arcadis melden möchten. Die Verfügbarkeit der externen Integrity Line von Arcadis stellt auch sicher, dass wir die neuen regulatorischen Anforderungen (u. a. die Whistleblower-Richtlinie der EU) und die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte erfüllen. Meldungen können in der jeweiligen Landessprache erfolgen und sind über lokale Telefonnummern oder das Internet zugänglich.
Rat einholen und Bedenken melden
Im Jahr 2024 wurden insgesamt 208 mutmaßliche Verstöße gegen die AGBP über die verschiedenen Meldekanäle gemeldet, unter anderem an das Arcadis Global Compliance Committee (2023: 109). Alle mutmaßlichen Verstöße wurden bewertet und, soweit erforderlich, weiter untersucht oder entsprechend beraten. Unangemessenes Verhalten am Arbeitsplatz (im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis) war die Kategorie mit den meisten gemeldeten Problemen. Im Jahr 2024 gab es auf Grundlage unserer Beurteilung und/oder Untersuchung keine bestätigten Korruptions- oder Bestechungsvorfälle. Verstöße gegen die AGBP können zu Sanktionen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. Unternehmensweit gab es bei Arcadis 11 Entlassungen aus Gründen, die mit Verstößen gegen die AGBP zusammenhängen. Die verschiedenen Möglichkeiten, Bedenken zu melden, sind für unsere Mitarbeiter*innen und unsere externen Partner in unserer Erklärung „Rat einholen und Bedenken melden“ dargelegt. Arcadis ergreift verschiedene Maßnahmen, um die aus Verstößen gewonnenen Erkenntnisse zu verarbeiten. Diese reichen beispielsweise von der Aktualisierung von Kontrollen und Richtlinien bis hin zur Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse in AGBP-Schulungsszenarien.
Arcadis überwacht und berichtet regelmäßig über die Wirksamkeit unseres Programms „Bedenken melden“ und unserer Richtlinien und Verfahren zur Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen. Diese fortlaufende Evaluierung hilft uns, etwaige Lücken und Schwachstellen zu identifizieren, um die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen zu gewährleisten. Wir verwenden verschiedene Messgrößen und Feedback-Mechanismen, um die Wirkung des Programms zu bewerten, darunter die Anzahl der eingegangenen Meldungen, die Ergebnisse der Falluntersuchungen und die Art des Kanals, über den Bedenken gemeldet wurden. Diese Ergebnisse werden in regelmäßigen Berichten zusammengefasst, die vom Global Compliance Committee (zu dem auch die Geschäftsführung gehört) geprüft werden, wobei das YourVoice-Benchmarking eine kontinuierliche Verbesserung und Rechenschaftsverpflichtung gewährleistet.