In qualità di azienda globale impegnata a migliorare la qualità della vita e ad accelerare un futuro positivo per il pianeta attraverso lo sviluppo di soluzioni sostenibili a lungo termine, abbiamo delineato nei Principi aziendali generali di Arcadis le nostre responsabilità e il nostro impegno nei confronti del personale, dei clienti, degli azionisti, dei partner commerciali, della società e dei governi.
I Principi aziendali generali di Arcadis (AGBP) riflettono il nostro impegno a rispettare le leggi, le normative e la cultura dei paesi in cui operiamo. Gli AGBP si applicano a tutto ciò che facciamo e costituiscono il nostro codice di condotta, orientando il comportamento che ci attendiamo da tutti i dipendenti ovunque lavorino nel mondo. Ci attendiamo, inoltre, che anche i nostri partner commerciali si attengano a tali Principi o a principi equivalenti. Riteniamo che i nostri valori fondamentali condivisi garantiscano la realizzazione della nostra missione: persone al primo posto, successo del cliente, integrità, sostenibilità e collaborazione. Essi costituiscono il fondamento degli AGBP. Il nostro comportamento crea la cultura di integrità e conformità della nostra organizzazione e pone le basi per un futuro sostenibile. In Arcadis, lavoriamo nel rispetto degli standard professionali ed etici più elevati e creiamo fiducia attraverso la trasparenza, l'onestà e la responsabilità.
Governance
L'applicazione degli AGBP è rafforzata da un sistema di gestione della conformità completo, concepito per garantire che il personale comprenda tali Principi e agisca in conformità agli stessi. Arcadis riconosce che la responsabilità finale dell'implementazione e dell'applicazione degli AGBP sia di competenza dell'Executive Board di Arcadis e che la responsabilità primaria spetta al nostro personale e al management delle entità operative (prima linea di difesa). Il Global Compliance Committee è composto dall'Executive Board, dal Chief People Officer, dal Global General Counsel e dal Global Compliance Officer. Il Global Compliance Officer riferisce al Global Compliance Committee, all'Executive Board, all'Audit and Risk Committee di Arcadis (AARC) o direttamente al Supervisory Board in merito all'integrità e alla conformità degli AGBP, e alle questioni che si presume siano a esse correlate. A livello di GBA e di Paese, la funzione Compliance è costituita da un Compliance Officer e da un Compliance Committee. Ogni Compliance Committee include il Compliance Officer, nonché un rappresentante del Management Team e persone dotate di competenze in ambito legale e delle risorse umane. La funzione Compliance è la seconda linea di difesa che assiste e supporta la prima linea di difesa attraverso l'identificazione e l'analisi dei principali rischi di conformità alle normative e alle policy, l'analisi delle tendenze, la mitigazione dei rischi di conformità tramite policy, standard, procedure e linee guida, fornendo attività di formazione e sensibilizzazione e la valutazione periodica dell'efficacia dei controlli di mitigazione dei rischi. La funzione Internal Audit fornisce la terza linea di difesa e le sue priorità sono definite in un piano di audit annuale che potrebbe includere i rischi correlati all'integrità degli AGBP o alla conformità agli stessi.
Lotta contro la corruzione e la concussione
Le norme specifiche sulla lotta alla corruzione (Specific Anti-Corruption Standards - SACS) forniscono linee guida relative a regali, ospitalità e pagamenti a terze parti. L'impegno di Arcadis verso il principio Global Compact delle Nazioni Unite in materia di contrasto alla corruzione è evidente nella menzione di tali Norme negli AGBP, così come nella presenza di un capitolo dedicato alla lotta alla corruzione e alla concussione negli AGBP. Nel corso di tutto l'anno, i dirigenti e i Compliance Officer conducono sessioni di formazione mirata in materia di lotta alla corruzione, adattate alle leggi e normative locali.
Gestione dei dilemmi
Gli AGBP, nonché le policy e gli standard globali a essi correlati, non possono coprire direttamente ogni situazione o dilemma che potrebbe emergere. Dobbiamo, pertanto, fare ricorso a una saggia capacità di giudizio per prendere la decisione giusta quando affrontiamo situazioni e dilemmi specifici. Arcadis incoraggia i dipendenti a riconoscere e affrontare i dilemmi legati all'integrità, promuovendo il dialogo sia con i colleghi che con i dirigenti e creando un ambiente in cui è possibile esprimere in sicurezza la propria opinione. Gli scenari reali correlati agli AGBP vengono trasformati in dilemmi anonimizzati e inclusi nella formazione annuale, allo scopo di sensibilizzare e di promuovere la discussione sulle lezioni apprese. Gli AGBP includono uno strumento decisionale che aiuta i dipendenti nella gestione dei dilemmi attraverso la definizione di domande chiave che consentono di stabilire se una specifica linea d'azione è coerente con i nostri valori fondamentali e con gli AGBP stessi.
Valore per i clienti
Siamo un partner affidabile per i nostri clienti e puntiamo a fornire i nostri servizi senza mettere a rischio gli interessi degli stakeholder. Offriamo servizi in base a condizioni che non compromettono il nostro giudizio professionale indipendente e mirano a creare valore per i clienti. Siamo trasparenti con i clienti in merito ai conflitti di interesse che potrebbero emergere durante l'esecuzione dei servizi.
Pratiche di assunzione responsabili
I dipendenti di Arcadis sono essenziali per il successo dell'azienda e rispettiamo i loro diritti umani e professionali, garantendo un ambiente di lavoro sicuro, sano, professionale e solidale. Incoraggiamo il coinvolgimento e sosteniamo lo sviluppo personale attraverso policy e iniziative esaustive. Ogni dipendente di Arcadis ha pari opportunità di riconoscimento personale, avanzamento di carriera, sviluppo professionale e retribuzione, indipendentemente dal suo contesto di provenienza o dalle sue convinzioni. Non è tollerata alcuna forma di discriminazione. La Policy sui diritti umani e sul lavoro si applica ugualmente alle assunzioni, alle supply chain e al procurement. Definisce le ambizioni di Arcadis, che sono in linea con le aspettative globali per le nostre operazioni e supply chain, incluso il procurement, e per il lavoro sui progetti che svolgiamo per i clienti.
Monitoraggio e responsabilità
Arcadis richiede che tutti i dipendenti leggano e sottoscrivano gli AGBP annualmente, quando completano la formazione online volta a migliorare la conoscenza degli AGBP e dei nostri valori, e che si impegnino a rispettare tali Principi. Questa formazione tratta specificatamente questioni come corruzione, concussione, conflitti di interesse, pratiche anticoncorrenziali, comportamento inappropriato sul luogo di lavoro e altri rischi a cui i nostri dipendenti potrebbero essere esposti. È stato lanciato a ottobre 2023 ed è disponibile in 11 lingue. I dipendenti che entrano a fa parte di Arcadis devono completare con successo la formazione sugli AGBP entro 30 giorni dall'inizio del rapporto di lavoro. Nel 2023, il 97% di tutti i dipendenti attivi ha completato la formazione sugli AGBP. Arcadis monitora trimestralmente la conformità agli AGBP in tutte le aziende operative tramite i rapporti sugli eventuali problemi (presunti) relativi agli AGBP e i rapporti semestrali sui progressi compiuti rispetto al Programma globale di integrità e conformità che viene stabilito annualmente. Inoltre, il management di tutte le aziende operative certifica la conformità e l'efficacia dei controlli globali riguardanti la categoria di rischio relativa alla conformità a policy e normative di Arcadis tramite una dichiarazione annuale.
Integrity Line
Arcadis dispone di una procedura di segnalazione che include una Integrity Line globale anonima ospitata da una terza parte nell'eventualità in cui i dipendenti non si sentano a proprio agio nel segnalare un problema al proprio Line Manager o, a un livello gerarchico superiore, al Compliance Officer o il Compliance Committee competente. L'Integrity Line è disponibile per i nostri dipendenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Le segnalazioni di comportamenti scorretti potenziali o sospetti o di altri problemi relativi agli AGBP possono essere effettuate in lingua madre. Nel 2023, sono state segnalate in totale 109 presunte violazioni degli AGBP attraverso i vari canali di segnalazione, tra cui il Corporate Compliance Committee di Arcadis (2022: 64). Tutte le presunte violazioni sono state valutate e, ove necessario, sono state oggetto di consulenza o sottoposte a ulteriori indagini. Inoltre, sono state effettuate 4 segnalazioni di presunte violazioni precedenti al 2023 che erano ancora in fase di valutazione o, laddove necessario, sottoposte a indagini nel corso dell'anno. Un comportamento inappropriato sul luogo di lavoro (correlato al rapporto di impiego) è stata la categoria con il maggior numero di segnalazioni. In base alla nostra valutazione e/o alle nostre indagini, nel 2023 non sono stati confermati casi di corruzione o concussione. La violazione degli AGBP può comportare sanzioni di entità crescente fino alla cessazione del rapporto di lavoro. A livello di intera azienda, Arcadis ha registrato 11 licenziamenti per motivi legati alle violazioni degli AGBP. Arcadis non riterrà i dipendenti responsabili di eventuali perdite di affari derivanti dalla conformità agli AGBP e ai propri requisiti di segnalazione. Arcadis intraprende vari tipi di azioni per gestire le informazioni ottenute dalle violazioni tra cui, a titolo di esempio, l'aggiornamento di controlli e policy, l'identificazione delle cause di fondo e l'utilizzo delle lezioni apprese in scenari di formazione sugli AGBP.
Arcadis dispone di una procedura di segnalazione che consente agli stakeholder esterni (fornitori, clienti e altre terze parti) di segnalare le loro preoccupazioni in merito alla violazione degli AGBP e/o delle policy correlate. Questa procedura include una Integrity Line globale ospitata esternamente presso una terza parte, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e utilizzabile qualora gli stakeholder non si sentano a proprio agio nel sollevare dubbi o segnalare sospetti comportamenti scorretti o irregolarità in relazione alla loro collaborazione con Arcadis direttamente al proprio referente interno di Arcadis. La disponibilità dell'Integrity Line esterna garantisce inoltre la conformità ai nuovi requisiti normativi (inclusa la direttiva UE riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione) e ai principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani. Le segnalazioni possono essere effettuate in lingua madre tramite i numeri di telefono locali o Internet. Nel 2023 sono state segnalate in totale 5 presunte violazioni degli AGBP tramite l'Integrity Line esterna. Tutte le presunte violazioni sono state valutate e, laddove necessario, sono state oggetto di consulenza o sottoposte a ulteriori indagini. Di queste, nel 2023 non sono stati confermati casi di corruzione o corruzione in base alla nostra valutazione e/o alle nostre indagini.
Arcadis condurrà indagini sulle questioni segnalate e risolverà le preoccupazioni degli stakeholder, adottando le opportune azioni correttive in risposta a qualsiasi violazione. Arcadis riconosce che le segnalazioni potrebbero riguardare terze parti o essere fatte in via confidenziale e garantisce che verranno gestite come tali, senza ripercussioni o ritorsioni per le persone che le effettuano in buona fede. Per segnalare un problema, gli stakeholder possono anche inviare un'e-mail all'indirizzo compliance@arcadis.com. Le informazioni su come trattiamo i dati personali o su come contattare il nostro ufficio sulla privacy sono disponibili nella nostra Informativa sulla privacy.
Ultimo aggiornamento: 7 agosto 2024